Microsoft 365 – Pro und Contra
Cloud-Lösungen gewinnen immer mehr an Bedeutung, da Ausfallsicherheit, Redundanz und Hochverfügbarkeit die wichtigsten Anforderungen moderner IT-Systeme sind. Microsoft bietet uns eine sehr gute Cloud-Lösung namens Microsoft Office 365. Allerdings gibt es neben Befürwortern auch Kritiker dieser Anwendung.
Was ist Microsoft Office 365?
MS Office 365 ist eine Gruppe von Abonnementdiensten als Teil der Microsoft Office-Produktlinie. Es kann als eine Suite von Cloud-basierten Produktivitäts- und Kollaborationsanwendungen beschrieben werden, die alle vorhandenen Online-Anwendungen von Microsoft wie
- Word (Textverarbeitung)
- Excel (Tabellenkalkulation)
- PowerPoint (Präsentationen)
- OneNote (Notizen)
- Outlook (E-Mail-Programm, Termin- und Kontaktverwaltung)
- Publisher (Desktop-Publishing)
- Sway (Web-Präsentationen) und
- Access (Datenbanken)
in einen Cloud-Service integrieren.
Unterschiede zwischen Microsoft Office und Office 365
Microsoft Office ist die Version, die normalerweise auf lokalen PCs und Netzwerken installiert ist und, während Office 365 ein Cloud-basiertes Abonnement für eine Reihe von Office-Programmen ist. Daher ist ein Internetzugang erforderlich, um das Programm zu verwenden und die neuesten Versionen zu installieren und zu aktivieren Microsoft führt ergänzend die neue Office 365 CRM-App für kleine Unternehmen ein und bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen mit der Veröffentlichung von Outlook Customer Manager ein neues Vertriebs- und Marketing-Tool, mit dem CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) im Outlook-E-Mail-Client bereitgestellt werden.
Vor- und Nachteile von Microsoft Office 365
Vorteile
Der grundlegende Vorteil für die Nutzer besteht darin, von überall aus, auch unabhängig von eigener Hardware arbeiten zu können, solange eine Internetverbindung verfügbar ist. Da es vollständig Cloud-basiert ist, ist es möglich von jedem Ort der Welt und von jedem Gerät auf E-Mails, Dateien und Office-Programme (Word, PowerPoint, Excel) zuzugreifen. Das lokale Speichern von Dateien ist dennoch möglich. Zu beachten ist allerdings, dass Microsoft keinen Datensicherungs- und Wiederherstellungsservice anbietet, so dass die Abonnenten auf Dienste wie Backup Office 365 von Altaro angewiesen sind. Die Software ermöglicht die Sicherung und Wiederherstellung von E-Mails sowie der Dateien in SharePoint und OneDrive. Die Integration der Daten in der Azure-Infrastruktur von Altaro ist ebenfalls möglich. Die Verwaltung der im Monats- oder Jahresabo erhältlichen Lizenzen ist sehr flexibel und auch das Arbeiten in Teams ist deutlich vereinfacht. Aktualisierungen der Software erfolgt automatisch ohne weitere Kosten.
Nachteile
Wir arbeiten sehr viel über das Internet, wollen aber keineswegs davon abhängig sein. Verbindungsprobleme können die Produktivität des Arbeitens mit MS Office 365 erheblich beeinträchtigen. Empfehlenswert ist daher eine hybride Installation, so dass auch Offline-Arbeiten möglich sind.
Kritiker bemängeln den unzureichenden Datenschutz. Da Microsoft ein US-Konzern ist, unterliegen sämtliche indessen Cloud gespeicherte Daten dem Patriot Act. Dieses im Jahre 2001 erlassene Antiterrorgesetz besagt, dass Internet- und Telefonüberwachung ohne Richterbeschluss durch Geheimdienste erlaubt sind. Mit europäischen Datenschutzbestimmungen sind außerdem Produktivitätsüberwachungen einzelner Mitarbeiter, die jedoch abgeschaltet werden können, kaum vereinbar. Microsoft hat aber schneller als andere große IT-Unternehmen reagiert und seine Verträge mit Kunden mit dem Update des Data Protection Addendums (DPA) vom 9. Dezember 2020 angepasst und berücksichtigt in diesen das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und die Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschuss (EDSA).
Fazit:
An Microsoft, dem globalen Marktführer im Bereich der Office-Produkte kommt kaum ein Unternehmen vorbei. Da der Software-Hersteller aus Redmond mit den europäischen Datenschutz-Behörden kooperiert, ist zu erwarten, dass sich die Probleme lösen lassen werden.
