Gehaltsabrechnung online machen – das sollte man wissen

Gehaltsabrechnung online machen - das sollte man wissen

Gehaltsabrechnung online machen – das sollte man wissen

Laut der Rechtsprechung ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Entgeltabrechnung nur in Textform zu erstellen. Das beinhaltet sowohl die Papierform als auch die digitale Version, beispielsweise im Format JPG oder PDF. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer einen sicheren und geschützten Zugang zu seiner Abrechnung erhält. Als Standardzustellung ist in vielen Betrieben noch Papierform via Postsendung üblich. Einen gesetzlichen Anspruch auf diese Form hat ein Arbeitnehmer nicht. Für Arbeitgeber lohnt die Umstellung auf die digitale Erfassung und Zustellung der Entgeltabrechnung. Einzige Ausnahme, die den Arbeitgeber dazu zwingt, die Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Papierform auszustellen ist, wenn das der Gewerkschaftsvertrag explizit so vorsieht.

Welche Vorteile hat die digitale Lohnabrechnung?

Das wichtigste Argument für die digitale Entgeltabrechnung ist die Reduktion der Kosten für Papier, Drucker und Druckerpatrone. Außerdem entfallen Kosten für die Briefumschläge und Portogebühren. Sogar die Personalkosten lassen sich damit etwas reduzieren. Für den Arbeitnehmer spricht, dass er die digitale Lohnabrechnung online von jedem Platz der Welt aus abrufen kann. Dafür wird ausschließlich ein onlinefähiges Endgerät benötigt. Die Abrechnung wird in der Regel schneller durchgeführt, da mit einer entsprechenden Software ausschließlich die Entgeltdaten einzugeben sind oder bereits digital erfasst wurden.

Welche Nachteile hat die digitale Entgeltabrechnung?

Arbeitgeber müssen die Daten zur Entgeltabrechnung eines jeden Arbeitnehmers rechtlich schützen. Die Daten müssen auf einem vor Viren und Hackern geschützten Datenträger liegen. Für die Sicherheit der Daten ist nur der Arbeitgeber verantwortlich, dieser haftet, wenn die Sicherheit der Daten gefährdet ist. Das ist mit Zusatzkosten verbunden. Zum Schutz der Daten gibt es bestimmte Programme, die regelmäßig ein Update erhalten. Der Onlinezugang ist nur mit einer sicheren Internetleitung möglich. Das gilt zwar als gesellschaftlicher Standard, tatsächlich aber gibt es noch immer Betriebe in Deutschland, die nicht an das Internet angeschlossen sind. Für die Speicherung der Daten ist der Arbeitgeber auf die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers angewiesen. Verweigert dieser die Einwilligung, ist der Arbeitgeber fortan verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Gehalts- oder Lohnabrechnung in Papierform auszustellen.

Welche Daten müssen auf einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung enthalten sein?

Zur Identifizierung einer Gehaltsabrechnung müssen verschiedene Daten auf der Entgeltabrechnung ersichtlich sein. Es reicht nicht, dem Arbeitnehmer einen handgeschriebenen Zettel zu überreichen, auf dem steht „Sie haben im letzten Monat Summe X verdient.“ Achten Sie deshalb zwingend auf folgende Daten bei der digitalen Fertigung einer Arbeitsentgeltbescheinigung:

1. Stammdaten des Arbeitgebers
2. Personenstammdaten des Arbeitnehmers
3. Abrechnungsperiode (in der Regel der letzte Kalendermonat)
4. Arbeitseintritt (bei befristetem Arbeitsvertrag zusätzlich das Vertragsende)
5. Steueridentifikationsnummer
6. Daten der Steuerkarte (Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Ehegattenfreibetrag)
7. Bruttolohn
8. Abzüge im Detail (Sozialversicherung, Steuern etc.)
9. Boni, Sonderzahlungen, Vorauszahlungen und weitere
10. Vorsorgeleistungen
11. Beitrag zur Gesundheitskasse
12. Nettolohn

Weitere Angaben ergeben sich aus dem jeweiligen individuellen Fall. Bekommt ein Mitarbeiter zu einem festen Tag im Monat beispielsweise eine Abschlagszahlung und wird mit der Entgeltabrechnung nur noch die Differenz für den Arbeitgeber fällig, ist das ebenso auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung aufzuführen. Obwohl das Gehalt nicht wie der Lohn von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden abhängt, können sich Monat für Monat unter anderem durch die Spesenabrechnung Änderungen ergeben.

Wird für die Erstellung der Lohnabrechnung ein Lohnbüro benötigt?

Nein, Unternehmen dürfen die Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung selbstständig anfertigen. Entscheidend ist, dass die Entgeltabrechnungen rechtsgültig sind und alle Daten enthalten, die für die Ausstellung maßgeblich sind. Ein Lohnbüro kann helfen, wenn ein Betrieb mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt. Das externe Lohnbüro haftet jedoch nicht für falsche Angaben durch den Arbeitgeber, weshalb bei der Datenübermittlung die Vollständigkeit und Richtigkeit vorher zu prüfen ist.

Image by Susanne from Pixabay
Über Volker 1397 Artikel
Volker ist ein erfahrener Experte auf dem Gebiet der Digitalisierung und Smart-Technologie. Mit seiner langjährigen Erfahrung und seinem fundierten Fachwissen ist er ein vertrauenswürdiger Autor für Digital-Smartness.de. Seine Leidenschaft für innovative Technologien und sein Engagement für qualitativ hochwertige Inhalte spiegeln sich in seinen Beiträgen wider. Volker ist bestrebt, seinen Lesern fundierte Einblicke und praktische Tipps zu bieten, um ihnen dabei zu helfen, das Beste aus der digitalen Welt herauszuholen. Mit Volker als Autor können die Leser sicher sein, dass sie verlässliche und relevante Informationen erhalten, um ihre digitalen Fähigkeiten und ihr Verständnis kontinuierlich zu verbessern.