Professionelle Telefonansagen – auch in Zeiten der Digitalisierung wichtig

Telefonansagen
Speziell in Zeiten der Digitalisierung sind professionelle Telefonansagen enorm wichtig, denn der erste Eindruck zählt. Im schlimmsten Fall bedeuten schlecht eingesprochene Anrufbeantworteransagen den Verlust eines Geschäftskunden.

Professionelle Telefonansagen – auch in Zeiten der Digitalisierung wichtig

Anrufbeantworteransagen sind sehr oft das erste, was ein potenzieller Kunde von dem gewählten Unternehmen hört. Sei es, dass der Kunde gerade außerhalb Ihrer Geschäftszeiten anruft, Sie eventuell den Anruf gerade nicht entgegennehmen können oder während der Urlaubszeit. Speziell dieser erste Kontakt ist es allerdings, der sehr oft darüber entscheidet, welchen Eindruck Sie und Ihr Unternehmen bei dem Anrufer hinterlassen.

 

Telefonansagen – Freud oder Leid des Kunden

Viele haben es bestimmt schon selbst ertragen müssen – die ellenlangen oder schlecht eingesprochenen Telefonansagen. Ansagen mit Versprechern, mit Hintergrundgeräuschen, dass man von der eigentlichen Nachricht kaum etwas versteht oder Ansagen, die so lang sind, dass man einfach auflegt. Solche Ansagen hinterlassen beim Anrufer ein schales Gefühl.

Telefonansagen für Unternehmen sollten folgende Kriterien mitbringen: kurz und auf den Punkt gebracht, freundlich, ansprechend und professionell. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Anrufbeantworteransagen gestalten können, damit Sie bei Ihren potenziellen Neukunden einen positiven ersten Eindruck hinterlassen.

 

Checkliste für professionelle Telefonansagen

Wenn Sie Ihre Anrufbeantworteransagen selbst einsprechen möchten, schreiben Sie sich den Text vor. Das verschafft Ihnen die nötige Sicherheit, die Sie später beim Einsprechen benötigen. Achten Sie auf eine gute Länge – je kürzer Sie die Ansage halten können, ohne in den Telegrammstil zu verfallen, umso so besser. Eine gute Ansage sollte nicht länger als 15 bis 30 Sekunden lang sein, denn Menschen sind ungeduldig – wer den gewünschten Gesprächspartner nicht gleich erreicht, legt meist schnell auf.

 

Zu guten Anrufbeantworteransagen gehören:

  • Eine freundliche Begrüßung
  • Warum Sie gerade telefonisch nicht erreichbar sind – außerhalb der Geschäftszeiten, Büro ist nicht besetzt o.ä.
  • Der Zeitpunkt, wann Sie erreichbar sind
  • Das Angebot, den Kunden zurückzurufen
  • Eine freundliche Verabschiedung

 

Was nicht in eine professionelle Ansage gehört:

  • Unpersönliche Telefonansagen durch Roboterstimmen
  • Lustige Sprüche oder flapsige Sprechweise – nicht jeder findet alles lustig
  • Unnötige Informationen
  • Ellenlange Texte

Verzichten Sie auf die üblichen Floskeln wie: “Ich bin nicht gerade nicht erreichbar!” Das hat der Kunde bereits bemerkt. Bieten Sie dem Anrufer lieber handfeste Informationen, wann Sie erreichbar sind oder gegebenenfalls eine Mobilfunknummer, unter der Sie sofort erreichbar sind.

 

Tipps für gelungene Anrufbeantworteransagen

Wichtig für die Aufnahme ist eine ruhige Atmosphäre. Wählen Sie ein Zimmer aus, in dem Sie bei der Aufnahme nicht gestört werden. Halten Sie die Fenster geschlossen, um Verkehrslärm draußen zu halten. Das Zimmer sollte normal möbliert sein, leere Räume neigen zum Nachhallen.

Kleiner Tipp: Ziehen Sie eine Nylonstrumpfhose über einen Kleiderbügel und platzieren Sie ihn vor dem Mikro. Das reduziert “Knack- und Pop-Geräusche”. Das klingt erst einmal seltsam, funktioniert aber tatsächlich.

Üben Sie Ihren Text vorab ein paar Mal, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen. Auf diese Weise müssen Sie den Text nämlich nicht komplett ablesen, denn das hört man bei Telefonansagen meist sofort heraus. Stellen Sie sich bei der Aufnahme am besten hin, denn so klingt Ihre Stimme kräftiger und deutlicher.

Bitte lächeln! Lächeln Sie, während Sie den Text aufnehmen. Das Lächeln überträgt sich auf die Stimmlage, die Stimme wird weicher, wärmer, freundlicher.

Wer lächelt, kann sich auch nicht stark verkrampfen, denn das ist bei vielen Anrufbeantworteransagen ein Problem. Wer während der Aufnahme aus Nervosität verkrampft, neigt schnell dazu, undeutlich oder viel zu schnell zu sprechen oder sich zu versprechen. Entspannen Sie sich. Auch bei professionellen Sprechern sind in der Regel mehrere Takes nötig, bis eine Aufnahme im Kasten ist. Sie haben Zeit.

Erstellen Sie auf jeden Fall Telefonansagen für verschiedene Umstände. Urlaub, Brückentage oder geänderte Öffnungszeiten sind Informationen, die Sie potenziellen Kunden nicht vorenthalten sollten. Die passenden Anrufbeantworteransagen helfen.

Sollten Sie mit der Erstellung der Telefonansagen doch überfordert sein, so wenden Sie sich an Spezialisten, die Sie, wie z.B. die Firma 1a-telefonansagen.de im Internet oder im örtlichen Branchenverzeichnis finden. Ihre Geschäftskunden werden es Ihnen danken.