Kassensoftware für Einzelhandel und Gastronomie – darauf kommt es an

Kassensoftware für Einzelhandel und Gastronomie – darauf kommt es an

Kassensoftware für Einzelhandel und Gastronomie – darauf kommt es an

Neueinsteiger ins Gastronomiegeschäft oder den Einzelhandel müssen am Anfang ihrer Karriere eine Menge Entscheidungen treffen. Eine davon ist die Wahl des Kassensystems sowie einer passenden Kassensoftware. Diese ist eine maßgebliche Voraussetzung für den Erfolg des Geschäftsunterfangens, denn die Kassensoftware entscheidet letztendlich über die Effizienz im Alltag.

Warum ist Kassensoftware so wichtig?

Die Kassensoftware ist im Wesentlichen für die Steuerung der Hardware verantwortlich, wie zum Beispiel dem Barcode-Scanner, der Kassenlade oder dem Bondrucker. 

Eine moderne Kassensoftware übernimmt außerdem zahlreiche Prozesse, die Geschäftsinhaber ansonsten viel Zeit kosten würden, und macht diese durch automatisierte Funktionen und Schnittstellen (z.B. Finanzbuchplanung oder eine DATEV-Schnittstelle) effizienter. 

Mit der richtigen POS Kassensoftware müssen Sie in Deutschland außerdem die Anforderungen der KassenSichV und der GoBD erfüllen.

Welche Voraussetzungen sollte eine moderne Kassensoftware erfüllen?

Je nach Einsatzgebiet (Einzelhandel oder Gastronomie) unterscheiden sich auch die Anforderungen, welchen die Software im Alltag gerecht werden muss. Alle müssen jedoch in Deutschland die Vorgaben der KassenSichV sowie der GoBD erfüllen.

Allgemeine Anforderungen

Unabhängig vom Einsatzgebiet gilt: eine unnötig komplizierte, unverständliche Kassensoftware kostet oft mehr Nerven, als sie an Arbeit einspart. Das Programm sollte deshalb einfach und intuitiv zu bedienen sein.

Wenn das Unternehmen langfristig wachsen soll, ist auch die Zukunftsfähigkeit der Kassensoftware ein wichtiger Faktor. Erweiterungsoptionen und regelmäßige Softwareupdates stellen sicher, dass sich die Software mit dem Betrieb weiterentwickelt. Updates und auch die Wartung sollten beim Kauf möglichst lang mit abgedeckt sein; wenn doch noch Fragen auftauchen, ist ein kostenloser Kundenservice außerdem Gold wert. 

  • leichte Bedienbarkeit und intuitive Handhabung
  • kostenloser, erreichbarer Support
  • Zukunftssicherheit, Updates
  • Wartung, Support-Service

Gesetzliche Anforderungen

Benutzer eines digitalen oder elektronischen Kassensystems sind durch die GoBD unter anderem zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet; laut Handelsgesetzbuch (HGB) ist das zumindest dann der Fall, wenn der Nettojahresumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder der jährliche Gewinn mehr als 600.000 Euro beträgt (§ 241a HGB).

Zudem müssen laut GoBD alle Daten lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden: Umsätze, Aufzeichnungen, Handbücher und Bedienungsanleitungen etc. sollten mindestens für 10 Jahre gesichert werden.

Seit 2020 gilt zusätzlich zur GoBD die KassenSichV. Diese gibt neben der Kassenbonpflicht auch die Ausstattung von elektronischen Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor, welche Datenmanipulationen verhindern soll. 

Gut zu wissen: Die Kassenmeldepflicht besagt, dass jede elektronische Kasse beim Finanzamt angemeldet werden muss.

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollte die Kassensoftware also folgende Funktionen mitbringen:

  • Kassenbuchführung mit täglichen Abschlussberichten
  • Aufzeichnung aller Kassenvorgänge durch TSE
  • regelmäßige Datensicherungen
  • hohe Sicherheit (z.B. verschlüsselte Datenübertragung per TSL bzw. SSL)
  • regelmäßige Software-Updates, damit die Kassensoftware stets Finanzamt-konform bleiben kann

Anforderungen im Einzelhandel

Egal, ob in bar, auf Rechnung, mit Gutscheinen, EC- oder Kreditkarte – im Einzelhandel muss die Kassensoftware in der Lage sein, alle Arten von Zahlungen schnell und sicher anzunehmen. Hilfreich sind außerdem eigene Accounts für einzelne Mitarbeiter sowie Funktionen für die Personal- und Arbeitszeitverwaltung, mit denen die Schichtplanung übersichtlicher und effizienter wird.

Besonders praktisch wird es, wenn die Software einen sofortigen Abgleich von Bestand, Abverkauf und Nachbestellung ermöglicht. Ein Warenwirtschaftssystem sowie eine integrierte Lagerverwaltung machen auch die Inventur deutlich übersichtlicher. Wechselt das Angebot häufig, macht es Sinn darauf zu achten, dass neue Artikel leicht hinzugefügt werden können.

Tipp: Auch bei Kassen mit Internetverbindung lohnt sich eine Software mit Offline-Modus. Dieser springt ein, wenn das W-LAN doch einmal schlapp macht, und speichert alle Daten dennoch sicher und finanzamtkonform.

Zu den wichtigsten Funktionen einer Kassensoftware im Einzelhandel gehören u.a.:

  • verschiedene Mehrwertsteuersätze
  • verschiedene Zahlungsarten
  • Rabatte
  • Gutscheine 
  • Personal- und Arbeitszeitverwaltung
  • Warenwirtschaftssystem und Lagerverwaltung 
  • Analysen und Berichte

Anforderungen in der Gastronomie

Reservierungen vornehmen, Umbuchungen eintragen, Tische überblicken, getrennte Zahlungen annehmen – all das sind Anwendungen, die eine Kassensoftware in der Gastronomie unbedingt mitbringen muss. Für alle, die auf Märkten oder aus dem Foodtruck heraus verkaufen wollen, ist außerdem die Offline-Nutzung ein Muss. Viel Zeit, Geld und Nerven sparen außerdem digitale Kassenbons sowie zusätzliche Einstellmöglichkeiten für Stornos, den aktuellen Menüplan, Beilagen und Gänge. 

Da viele Gastronomen sich mit der Zeit dazu entscheiden, einen Lieferdienst aufzubauen, ist eine Kassensoftware von Vorteil, die sich an die unterschiedlichen Steuersätze anpassen kann und idealerweise eine Schnittstelle oder Funktion für den Lieferdienst hat.

Sind mehrere Filialen geplant, sollte die Kassensoftware außerdem eine Steuerung aller Standorte über ein Kundenkonto ermöglichen.

Zu den wichtigsten Funktionen in der Gastronomie gehören u.a.:

  • Tischplan
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Filialverwaltung
  • on- und offline-Modus
  • Funkbonierung
  • unterschiedliche Steuersätze bei Lieferung vs. Inhouse-Verkauf