Die sechs wichtigen Aspekte, die Sie über die elektronische Signatur wissen sollten
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, dann kennen Sie dieses Problem: es sammelt sich mit der Zeit ein Berg an Dokumenten, der bearbeitet werden muss. Meistens handelt es sich um handsignierte Dokumente, die Sie vor einem wichtigen Meeting oder Vertragsgespräch heraussuchen müssen. Vielleicht haben Sie auch schon gehört, dass eine elektronische Signatur dieses Problem lösen könnte und die internen Arbeitsabläufe verbessern kann. In diesem Artikel möchten wir etwas näher auf dieses Thema eingehen und Ihnen die sechs wichtigsten Aspekte in Zusammenhang mit einer E-Signatur aufzeigen.
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Der gesetzliche Schutz von elektronisch signierten Dokumenten
Um Kundenstreitigkeiten zu vermeiden, möchten Sie in stark regulierten Branchen, den bestmöglichen Rechtsschutz erhalten. Eine elektronische Unterschrift hat seit dem Jahr 2016 endlich mit der eIDAS-Verordnung Beweiskraft vor den Gerichten in der Europäischen Union erlangt. Das heißt, es darf eine elektronische Unterschrift nicht mehr einfach so vor Gericht als Beweismittel abgelehnt werden, weil sie elektronischer und nicht handgeschriebener Natur ist. Folglich ist eine elektronische Unterschrift rechtsverbindlich und kann für Bestätigungszwecke genutzt werden, dass die Person „XY“ eine Willenserklärung mit seiner elektronischen Signatur abgegeben hat.
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Die Sicherheit von elektronischen Signaturen
Wenn Sie heutzutage eine elektronische Signatur nutzen, werden Sie sich höchstwahrscheinlich an einen cloudbasierten Dienstleister gewendet haben. Meistens bieten solche Anbieter die Möglichkeit, neben der Erstellung von elektronischen Unterschriften, auch das Aufbewahren von Dokumenten in der sogenannten Cloud. Auf diese Weise gehen Ihnen nicht nur Ihre Dokumente nicht verloren, sondern es kann kein unbefugter Dritter an Ihre Dokumente, Daten und elektronische Unterschriften gelangen. Folglich können elektronischen Signaturen durchaus als sicher bezeichnet werden.
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Die einfache Bedienung von elektronischen Signaturen
Wenn Sie eine elektronische Signatur erstellen müssen, brauchen Sie keine IT-Kenntnisse zu haben oder sich in irgendeiner Form mit der Computertechnik zu befassen. Die modernen cloudbasierten Lösungen für die Erstellung von E-Signaturen bieten Ihnen die Möglichkeit, dass dem Unterzeichner eine E-Mail als Einladung zum Unterzeichnen zugeschickt wird und dieser kann die zu unterzeichneten Dokumente einsehen und Sie in Echtzeit unterzeichnen. Darüber hinaus muss dieser Vorgang nicht zwangsläufig am PC ausgeführt werden. Die modernen Anbieter von E-Signaturen arbeiten auch kompatibel mit Tablets und Smartphones zusammen. Somit können Sie eine elektronische Signatur auch von einem mobilen Endgerät abgeben und auf diese Weise bleiben Sie mit Ihren Geschäftspartnern zu jeder Zeit von überall im Kontakt.
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Es gibt drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen
Wenn Sie es noch nicht wussten – es wird zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen unterschieden.
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Einfache elektronische Signatur
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Fortgeschrittene elektronische Signatur
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Qualifizierte elektronische Signatur
Sollten Sie ein Dokument direkt am Tablet elektronisch signieren oder Ihre Unterschrift einscannen und dem Dokument beifügen, handelt es sich, um eine elektronische Unterschrift ohne eine Identitätsprüfung. Somit ist es eine einfache elektronische Signatur. Darüber hinaus stellt das Unterschreiben auf einem Board von einem Postzusteller ebenfalls eine einfache elektronische Signatur dar.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert eine Identitätsprüfung, indem der Unterzeichner zur Überprüfung seiner Personalien, seinen Ausweis einscannt und auf der Webseite des Dienstleisters für E-Signaturen hochlädt. Die Arten der Identitätsprüfung können kombiniert werden, um eine höhere Sicherheit gewährleisten zu können.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist für eine qualifizierte elektronische Unterschrift zuständig. Hierbei handelt es sich um stark rechtlich verbindliche Dokumente.
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Der gute Ruf von elektronischen Signaturen
Die elektronische Unterschrift genießt in der Geschäftswelt einen ausgezeichneten Ruf. Schließlich werden seit dem Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung aus dem Jahr 2016 elektronische Unterschriften in mehr als 180 Ländern weltweit anerkannt. Darüber hinaus lassen sich die internen Arbeitsabläufe verbessern und das Unternehmen kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.
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Keine Büromaterial- und Portokosten
Als Unternehmer versuchen Sie wahrscheinlich stets Ihre Ausgaben zu minimieren, um die Gewinne maximieren zu können. Wir haben eine gute Nachricht für Sie, denn mit einer elektronischen Unterschrift sparen Sie erhebliche Kosten, und zwar zahlen Sie keine Portogebühren und Sie geben weniger Geld für Büromaterialien aus. Schließlich müssen Sie nicht jedes Dokument ausdrucken und einscannen, um endlich eine Unterschrift zu setzen und dieses Dokument erneut digital zu speichern. Darauf aufbauend können Sie sich über einen weiteren positiven Effekt erfreuen, denn Sie tun etwas Gutes für die Umwelt und handeln endlich nachhaltig und effizient. Sie verbrauchen nicht mehr so viel Papier wie zuvor und auch andere Materialien werden geschont.
Wenn Sie die Vorteile der Digitalisierung verstanden und akzeptiert haben, sollten Sie sich unbedingt für eine E-Signatur entscheiden. Diese kann die Arbeitsabläufe sowohl privater als auch geschäftlicher Natur verbessern und dafür sorgen, dass Sie effizienter und unkomplizierter arbeiten. Anbei wird Ihnen Ihre Umwelt danken, denn Sie verbrauchen nicht mehr so viel Papier und Büromaterialien wie früher und handeln nachhaltig und umweltfreundlich. Es gibt viele gute Gründe, um eine elektronische Signatur zu nutzen und wir hoffen, dass wir Ihnen einige von den wichtigen Gründen näherbringen konnten.
