Worauf muss man achten für die Wahl eines Kassensystems?

Worauf muss man achten für die Wahl eines Kassensystems?

Worauf muss man achten für die Wahl eines Kassensystems?

Angeboten werden zahlreiche Kassensysteme. Bis in die kleinsten Anforderungen werden branchenspezifische Systeme angeboten. Denn Kassensysteme für Dienstleistungen müssen andere Anforderungen mitbringen als beispielsweise Systeme im Einzelhandel. Auch in der Gastronomie werden andere Systeme benötigt, weil hier das Abrechnungssystem sehr verzweigt ist. Letztlich sollte ein Kassensystem gewählt werden, das eine einfache, nachvollziehbare, intuitive und übersichtliche Bedienung ermöglicht. Und genau in diesem Bereich gibt es je nach Hersteller sehr große Unterschiede, weshalb man sich bei der Auswahl und beim Kauf des Kassensystems viel Zeit nehmen sollte.

Zur Kasse an sich, die eine übersichtliche Bedienung ermöglichen sollte, werden auch noch weitere Zusatzgeräte angeboten. Diese müssen konzeptionell zum Einsatzzweck passen. So sollte gefragt werden, ob ein Bondrucker oder eine Kassenlade benötigt werden. Auch steht infrage, ob ein Scanner benötigt wird. Viele Kassensysteme bieten als Zusatz ein Kundendisplay an, sodass Kunden den Abrechnungsvorgang mitverfolgen können. Generell ist vorgeschrieben, dass die Kasse alle Umsätze, Daten, Geschäftsvorfälle und Bareinnahmen lückenlos und unveränderbar aufzeichnet. Die Aufbewahrungspflicht der Daten liegt bei 10 Jahren. Diesen Erfordernissen muss die neue Kasse zwingend entsprechen.

Denn die Historie zu Artikeln, Warengruppen und Preisen müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden. Hierzu gehören auch sämtliche Journaldaten zu Mengen, Umsatz und Preisen. Weiterhin verlangt das Finanzamt eine entsprechende Bedienungsanleitung zum Kassensystem. Darüber hinaus muss das System protokollieren, wo die Kasse zu welchen Zeiten eingesetzt worden ist. Die Konformität zu den neuen Regeln hinsichtlich der Abrechnung muss das Kassensystem erfüllen. Andere Systeme werden vom Finanzamt nicht mehr anerkannt.

 

Voraussetzungen eines modernen Kassensystems

Neue Kassensysteme werden von den Herstellern als GoDB-konform ausgezeichnet, sodass man hier beim Kauf auf der sicheren Seite ist. Zusätzliche Softwareupdates garantieren, dass das System immer regelgerecht eingesetzt wird und auf dem neuesten Stand ist. Ein Kassensystem sollte generell wichtige Zusatzfunktionen und passende Ports haben. Ein Display und eine Recheneinheit, ein Bondrucker und Eingabegerät sollte vorhanden sein. Für das Bargeld wird eine Kassenlade benötigt. Sollen mehrere Filialen miteinander vernetzt werden, ist diese Softwarevoraussetzung evident.

 

Kosten für ein gutes Kassensystem

Wie bei vielen Gütern gibt es auch im Hinblick auf Kassen je nach Hersteller erhebliche Unterschiede, die sich auch an den Ausstattungsmerkmalen orientieren. Je höher die Ausstattung ist, um so höher ist dann auch der Preis des Systems, sodass es nach oben hin kaum eine Preisgrenze gibt. Gute Systeme sind keine Ramschware und haben ihren Preis. Sehr einfache und abgespeckte Systeme sind bereits ab 300 Euro zu erhalten. Touchscreengeräte liegen bei etwa 500 Euro. Gastronomiekassen müssen komplexe Bestellungen erfassen und sind umfangreich aufgebaut. Aus diesem Grund sind diese Systeme generell teurer. Neben den Anschaffungspreisen muss noch ein Budget für Lizenzkosten eingeplant werden, damit die Softwareupdates auch kontinuierlich aufgespielt werden können. Kassensysteme werden allerdings auch als Leasingangebot offeriert.

Auch komplexe Kassensysteme werden von den Herstellern angeboten. Hier werden auch passende App-Lösungen angeboten, sodass für jeden Wunsch und Geschmack die passenden Systeme erhältlich sind. Bekannte Systeme gibt es beispielsweise von Casio, Sharp, Vectron oder SumUp. Für die Gastronomie und weitere komplexere Kassenaufgaben hat sich Zum Beispiel der Hersteller ready2order , etabliert. Diese komplexeren Systeme erfüllen je nach Branche alle Anforderungen, die letztlich auch gesetzlich mittlerweile gefordert werden, damit das Finanzamt eine Anerkennung der Zahlen akzeptiert.