Spesenmanagement: So managt man Spesen heute – digital, schnell, effizient

Spesenmanagement: So managt man Spesen heute - digital, schnell, effizient

Spesenmanagement: So managt man Spesen heute – digital, schnell, effizient

Die Spesenabrechnung ist in vielen Unternehmen ein lästiges Übel. Künftig sorgen sowohl die digitale Spesenabrechnung als auch weitere nützliche Tools dafür, dass der Vorgang deutlich einfacher fällt.

Für viele Unternehmen gehört es zum geschäftlichen Alltag, Mitarbeiter auf Geschäftsreise zu schicken. Damit diese die Unkosten vor Ort nicht selbst tragen müssen, gibt es vonseiten des Gesetzgebers unterschiedliche Vorgaben und Richtlinien. Diese umzusetzen, ist bereits ein stattlicher Aufwand. Selbiges gilt für das Spesenmanagement, das künftig dank der voranschreitenden Digitalisierung einfacher von der Hand geht. Doch wie genau funktioniert das Spesenmanagement der Zukunft, was leistet ein Spesenmanagement Tool und worauf gilt es generell zu achten?

Welche Spesen gibt es?

Werden Angestellte auf Dienstreise geschickt, so gibt es insgesamt vier Kostenpunkte, die als Spesen abgerechnet werden können. Neben den Fahrkosten, dem Nächtigungsaufwand sowie dem Verpflegungsmehraufwand zählen auch die Nebenspesen dazu. Zu Letzteren zählen beispielsweise anfallende Telefonkosten oder Parkgebühren.

Effizientes Spesenmanagement dank Echtzeit-Apps

Dass Spesen gezahlt werden müssen, versteht sich von selbst. Schließlich dürfen Arbeitnehmer während ihrer Dienstzeit nicht auf Kosten sitzen bleiben, die durch ihre Arbeit entstehen. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die Kosten zu senken. Das Stichwort hierbei lautet Spesenmanagement. Neue und effiziente sowie digitale Tools helfen dabei, auf lange Sicht die Kosten zu reduzieren. So gibt es längst Tools, die die Spesenabrechnung bequem über mobile Endgeräte ermöglicht. Geltende Spesensätze und andere Parameter werden natürlich bei diesen Tools berücksichtigt. Unabhängig davon, ob es sich um eine allgemeine digitale Spesenabrechnung oder eine digitale Reisekostenabrechnung handelt – Arbeitnehmer müssen nur ihre Quittungen per Smartphone oder Tablet scannen und schon werden diese durch die Tools verarbeitet.

Besonders hervorzuheben ist an dieser Stelle das Tool Rydoo, das seit dem Jahr 2013 verfügbar ist und die Reisekostenabrechnung vereinfacht und zahlreiche weitere Faktoren berücksichtigt. In Summe sorgt die digitale Reisekostenabrechnung dafür, dass der Verwaltungsaufwand drastisch reduziert und Ressourcen gespart werden. Um dies zu ermöglichen, nutzt das Spesenmanagement Tool eine Vielzahl an Informationen. Es erfasst alle relevanten Prozesse der Geschäftsreise inklusive Buchung von Hotels oder Flügen und gleicht diese automatisch mit Vorgaben des Unternehmens bezüglich der Reisekostenabrechnung ab. Dies stellt einerseits sicher, dass die reisenden Angestellten nur nach festgelegten Parametern reisen dürfen und vereinfacht das gesamte Spesenmanagement, da diese Vorgaben unternehmensweit gültig sind oder bei Bedarf spezifisch justiert werden.

Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Ein effizientes Spesenmanagement kommt nicht nur dem Arbeitgeber zugute. Wer als Arbeitnehmer bei der Spesenabrechnung unachtsam ist, der geht damit gar Risiken ein. Einerseits besteht die Gefahr, Kosten selbst zahlen zu müssen, wenn Quittungen oder Rechnungen nicht an das Unternehmen gemeldet werden. Andererseits besagt das Arbeitsrecht, dass falsche Reisekostenabrechnungen im schlimmsten Fall sogar zu einer fristlosen Kündigung führen können.

Wie werden Spesen bei der Reisekostenabrechnung im Ausland berechnet?

Die Reisekostenabrechnung bei Auslandsreisen von Mitarbeitern ist in erster Linie davon abhängig, ob Mahlzeiten vor Ort durch den Arbeitgeber gestellt werden. Grundsätzlich besteht ein Anspruch auf Spesenzahlung, die jedoch von der Arbeitszeit während der Reise abhängig ist. Der Gesetzgeber unterscheidet hier in kleine und große Spesenpauschale. Wie hoch diese sind, ist stets vom Land abhängig, in welchem die Dienstreise stattfindet. Stellt der Arbeitgeber das Frühstück, kann er 20 Prozent der täglichen Spesen kürzen. Für Mittag- und Abendessen kann er bei der Reisekostenabrechnung die Spesen jeweils um 40 Prozent kürzen, sofern die Mahlzeit gestellt wird.

Arbeitnehmern ist an dieser Stelle geraten, möglichst minutiös auf die digitale Reisekostenabrechnung – sofern vom Unternehmen angeboten – zu achten, da andernfalls schnell der Überblick verloren geht. Wer auf eine digitale Reisekostenabrechnung setzt und zeitnah alle Quittungen hochlädt, übergibt die Verantwortung damit an das Unternehmen. Von einem etwaigen Tool profitieren also beide Seiten, da aus Sicht des Unternehmens das Tool die Arbeit und damit auch das Spesenmanagement in Teilen automatisiert übernimmt.

Wichtig: Die meisten Unternehmen zahlen Spesen nur dann, wenn sie per Quittung nachgewiesen werden können. Ob analoge oder digitale Rechnung – Arbeitnehmer sind verpflichtet, eine jede Rechnung aufzubewahren und an das Unternehmen zu übermitteln. Andernfalls hat dieses das Recht, die Zahlung der Unkosten zu verweigern.

Müssen Spesen versteuert werden?

Ja, in den meisten Fällen müssen die Spesen durch Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin versteuert werden. Eine Ausnahme gilt lediglich dann, wenn die ausgezahlten Spesen angefallene Auslagen erstatten. In einer solchen Situation fallen die Spesen nicht unter das steuerbare Einkommen und müssen entsprechend auch nicht versteuert werden.

Welche Spesen müssen seitens des Arbeitgebers gezahlt werden?

Grundsätzlich gibt es mit Blick auf das Spesenmanagement vier unterschiedliche Faktoren, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen bedeutsam sind. Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von weniger als acht Stunden entfällt der Anspruch auf die Zahlung von Spesen. Anders sieht es bei eintägigen Auswärtstätigkeiten mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie mehrtägigen Dienstreisen bezüglich der An- und Abreise aus. An etwaigen Tagen muss eine tägliche Pauschale von 14 Euro gezahlt werden. Kommen weitere kalendertägliche Abwesenheiten während einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit hinzu, so stehen Arbeitnehmern 28 Euro pro Tag zu.

Fazit – Die Digitalisierung vereinfacht das Spesenmanagement der Zukunft

Die digitale Spesenabrechnung besitzt weit mehr Vorteile als Nachteile. Insbesondere die digitale Reisekostenabrechnung ermöglicht es Unternehmen künftig, die Ausgaben für Reisekosten zu definieren. Andererseits profitieren Arbeitnehmer, indem sie ihre Kosten einfach und digital an das Unternehmen übermitteln können.

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