Digitale Personalplanung in der Gastronomie

Die Personalplanung ist in der Gastronomie kaum digitalisiert, dadurch kommt es immer wieder zu Problemen – Abhilfe gibt es aber!

Digitale Personalplanung in der Gastronomie

Die Personalplanung ist in der Gastronomie kaum digitalisiert, dadurch kommt es immer wieder zu Problemen – Abhilfe gibt es aber! Gastronomen haben heutzutage sehr einfache Lösungen.

Die Personalplanung ist in der Gastronomie die Grundlage des Erfolgs, denn sollte hier eine Variable nicht funktionieren, dann stellen sich Herausforderungen, welche nur sehr zu meistern sind. Darunter zählen auch Krankheitsausfälle und ein unvorhergesehener Kundenandrang. All das sind Faktoren, wodurch es schnell zu einem Personalmangel kommen kann. Eine Personalplanung sollte daher unkompliziert sein, jederzeit abrufbar und frei von Missverständnissen.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalplanung?

Insgesamt hat die Digitalisierung eine bedeutende Wirkung auf Personalplanung, denn digitale Lösungen beschleunigen die Prozesse in Bars, Cafés, Restaurant und anderen gastronomischen Einrichtungen erheblich. Das spart Geld, Zeit und womöglich auch Nerven. Schichtpläne sollten daher nicht mehr auf einem Papier geschrieben werden, sondern digital abgebildet werden – dafür kann auch eine App verwendet werden, wie der Schichtplaner zeigt (crewmeister.com/de/schichtplaner/).

Personalübersicht

Die Personalübersicht zu haben, ist in der Gastronomie essenziell und kann die Existenz retten, denn selbstverständlich sollten die Personalkosten niemals höher sein als der Umsatz. Wenn eindeutig zu viel Personal bestellt wurde, obwohl der Umsatz niedrig ist, dann kann sich der Laden nicht lange halten.

Hier gilt es die Balance zu haben, denn zu wenig Personal an umsatzkräftigen Tagen kann wiederum auch das Geschäft ruinieren, denn das wirkt sich nachteilig auf den Gästeservice aus und der Gast bemerkt die schlechte Arbeitsatmosphäre eindeutig. Da die Bedeutung all dieser Umstände so bedeutend ist, haben Schichtpläne intelligente Funktionen – so kann unter anderem auch automatisch berechnet werden, ob zu viel oder zu wenig Personal verplant wurde. So sind Analysen künftig nicht mehr nötig.

Flexibilität

Der wesentliche Vorteil von einem digitalen Schichtplan ist aber vor allem auch die Flexibilität, denn Änderungswünsche können beispielsweise sofort berücksichtigt werden. Viele Anbieter erlauben zusätzlich auch weitere Funktionen, wie auch die Duplizierung von bestehenden Plänen, das beschleunigt die Erstellung dessen nochmals erheblich.

Zeit- und Kostenersparnis: Die digitale Zeiterfassung

Vereinfachung

Wenn ein Dienstplan im Personalraum aushängt, dann sind die Anrufe der anderen Mitarbeiter vorprogrammiert. Jeder möchte wissen, wann der nächste Arbeitstag stattfindet, welche Besonderheiten es eventuell gibt (Urlaub oder Krankheit) und wie die Umsatzprognosen aussehen.

Hier kann sich aber immer wieder etwas ändern, weshalb öfters auf den Plan geschaut werden muss, denn nur so kann auch nichts verpasst werden. Das spart wieder Anrufe und damit kostbare Arbeitszeit. Weiterhin kommt es auch zu einer Vereinfachung in den Prozessen, denn eine Krankmeldung muss nur noch hochgeladen werden und jeder wird automatisch über einen Krankheitsfall informiert.

Den gesamten Betrieb digitalisieren

Die Gastronomie schreckt bezüglich der Digitalisierung etwas zurück, die Sorgen diesbezüglich sind aber unbegründet. Es bringt keine Nachteile, sondern nur Vorteile. Jeder Prozess kann Datenschutzkonform (nach DSGVO) digitalisiert werden, so unter anderem auch die Personalakte mit Zeiterfassung, Lohnverarbeitung und Lohnabrechnung.

Damit einhergehen auch gewisse Automatisierungen, wodurch wiederum Geld gespart werden kann. Insbesondere die Personalorganisation lässt sich einfacher denn je automatisieren durch die künstliche Intelligenz. Das erlaubt freie Zeitfenster für den Betreiber, der in dieser Zeit wiederum für das Wohl der Gäste sorgen kann.

Der Einsatz von Automatisierungen bei Dienstplangestaltung und ähnlichem ist eine Win-win-Situation, welche es so in dieser Branche noch nicht gab. Jeder Prozess kann auch miteinander in ein System einfließen. Den Überblick beizubehalten, fällt dadurch nicht mehr schwer, sondern ist einfacher und kaum mehr zeitaufwendig. Einzig der Schritt zur Digitalisierung ist unter Umständen ein weiter, weshalb sich bei einem Software-Hersteller umfassend informiert werden sollte.

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