Gutes Geschäftsprozessmanagement: Die Vorteile

Geschäftsprozessmanagement: Die Vorteile

Gutes Geschäftsprozessmanagement: Die Vorteile

Prozesse sind eine Abfolge von Tätigkeiten, die Eingaben (Inputs) in Ergebnisse verwandeln, Ressourcen benötigen (Outputs) und sowohl zeitlich als auch inhaltlich abgegrenzt werden können. Diese Prozessdefinition ist mittlerweile wohlbekannt. Eine prozessorientierte Arbeitsweise ist heute mehr denn je ein wesentlicher Faktor des Erfolgs einer modernen Unternehmensführung. Erfolgreiche Unternehmen haben schon lange die Notwendigkeit von optimalem Geschäftsprozessmanagement erkannt, wenn sie ihre betrieblichen Abläufe als Prozesse auffassen, steuern sowie den Erfolg messen wollen. Dabei ermöglichen digitale Assistenten wie Mr.Know eine intelligente Prozessautomatisierung und gewährleisten so ein modernes und agiles Geschäftsprozessmanagement, das gegenüber traditionellen Methoden der Unternehmenssteuerung einige Vorteile bietet.

Kosteneffizienz

Die Rationalisierung von Geschäftsabläufen erlaubt schlankere Strukturen und verringert die Kosten. Kosteneffizienz optimaler Geschäftsprozesse wird etwa anhand des Beispiels einer Kundenanfrage deutlich. Eine Kundin ruft wegen einer Reklamation an. Nach einigen Minuten des Wartens in der Warteschleife ist sie mit der Telefonzentrale verbunden. Von dort aus wird sie in die Verkaufsabteilung verbunden. Dort ist eine zuständige Mitarbeiterin nicht anwesend und die Kundin muss weiterverbunden werden. An allen Schnittstellen ergeben sich Reibungsverluste die Ressourcen kosten und die Kundin frustrieren. Intelligente Prozessautomatisierungstools minimieren Reibungsverluste und erhöhen die Effizienz, sodass Ressourcen im Unternehmen dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden.

Flexibilität

In einem sich stets verändernden Umfeld ist neben Kosteneffizienz vor allem die Flexibilität notwendiger denn je und ein häufiges Ziel des Geschäftsprozessmanagements. Durch agile Prozesse reagieren Unternehmen auf sich rasant entwickelnde Markt- und Umweltbedingungen. Dies führt zu einer größeren Nachfrage nach flexiblen Werkzeugen und Methoden des Geschäftsprozessmanagements, die darüber hinaus Fachkräftemangel kompensieren können. Geeignete IT-Tools bieten die Möglichkeit, agile Prozesse ganz ohne Programmierung zu modellieren und ersparen Unternehmen hohe Entwicklungskosten, die eine flexible Anpassung von Prozessen auf Marktentwicklungen üblicherweise verursachen würde. Dabei können die digitalen Assistenten in eine bestehende IT-Infrastruktur integriert werden, ohne kostenintensive Umstellungen durchführen zu müssen.

Kundenzufriedenheit

Optimierte und agile Geschäftsprozesse führen zu einem Mehr an Kundenzufriedenheit. Am Beispiel der sich beschwerenden Kundin wurde dies deutlich. Vor allem im Fall von Beschwerden ist es äußerst wichtig, negative Auswirkungen der Kundenunzufriedenheit auf das Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Gleichzeitig gilt es die in Beschwerden enthaltenen Hinweise auf innerbetriebliche Schwächen sowie Marktchancen zu erkennen und für den Unternehmenserfolg zu nutzen. Optimierte Prozesse verringern einerseits die Zahl von Kundenbeschwerden und ermöglichen andererseits ein prozessorientiertes Beschwerdemanagement. Digitale Assistenten ermöglichen es, Prozesse übergreifend zu digitalisieren und leisten so auch einen Beitrag zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit.

Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legen neben dem Verdienst heute auch besonderen Wert auf ein attraktives und erfüllendes Arbeitsumfeld, in dem sie ihre Kompetenzen einsetzen und sich ins Unternehmen einbringen können. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für erfolgreiche Betriebe darüber hinaus unabdingbar, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das ihre Mitarbeiter motiviert. Gut entwickelte Geschäftsprozesse tragen zu einer Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserter Arbeitsleistung bei. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und die transparenten Abläufe fördern und verbessern die Zusammenarbeit im Team. Dabei kann mit intelligenten Tools zur Prozessautomatisierung Fachkräftemangel ausgeglichen und Prozessverantwortliche entlastet werden, weil damit eine Prozessmodellierung ohne Programmierkenntnisse möglich ist.

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