Smart und digital – moderne „Registrierkassen“

Smart und digital - moderne "Registrierkassen"

Smart und digital – moderne „Registrierkassen“

Die klassische Registrierkasse hat nahezu ausgedient. Heute übernehmen zunehmend Smartphones und Tablets die erforderlichen Aufgaben, wie Zahlungen zu erfassen, Umsätze zu verfolgen und die Daten zu verwalten – und das GoBD konform.

Mit digitalen Registrierkassen mühelos die rechtlichen Bestimmungen erfüllen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, stellt einige Anforderungen an alle Gewerbetreibenden. Die Sicherheitsbestimmungen werden fortlaufend strenger. Mit immer schärferen Gesetzen versuchen die Finanzämter der Steuerhinterziehung Einhalt zu gebieten. Mit der Pflicht zur Belegausgabe ist ein erster Schritt eingeleitet, der durch die Möglichkeit, eine spontane, also unangekündigte Kassennachschau durchzuführen, verstärkt wird. Kassensysteme müssen heute über jederzeit abrufbare Daten verfügen, die eine lückenlose Protokollierung wiedergeben.

Was sagt das Gesetz

Ob Einzelhändler, Gastronom oder Dienstleister – von den neuen Bestimmungen zur Sicherheitseinrichtung, der Kassenmeldepflicht und der Belegausgabepflicht sind alle betroffen. Elektronische Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Zusätzlich muss eine entsprechende Meldung beim Finanzamt erfolgen. Die Buchhaltungsvorgänge müssen gespeichert und die Belege in digitaler oder in Papierform an den Kunden ausgegeben werden. Das Finanzamt erhält erweiterte Kontrollmöglichkeiten. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.

Bereit für die Zukunft

Die Welt des Bezahlens im Geschäft ändert sich und damit die an den stationären Handel gestellten Anforderungen Die Deutschen lieben Bargeld – laut Angaben der Europäischen Zentralbank sind sie Spitzenreiter in der Europäischen Union, wenn es darum geht, wer am meisten Scheine und Münzen in seinem Geldbeutel hat. Noch – denn auch hierzulande setzt sich der Trend zum bargeldlosen Zahlen fort. Nicht zuletzt sorgen die vielseitigen und flächendeckenden Angebote der kontaktlosen Bezahlterminals für ein sich zunehmend verändertes Bezahlverhalten. Einfach und smart bezahlen – immer mehr Kunden schätzen diesen Service am Point of Sale. Visionäre träumen von einer sicher gar nicht so weit entfernten Zukunft, in der nur noch mit Fingerabdruck, Smartwatch und anderen digitalen Medien ganz ohne Warteschlangen an den Kassen bezahlt wird.

Heute haben die Kunden die Wahl zwischen Bargeld. EC-Karte, Kreditkarte und Diensten wie Paypal Pay oder Google Pay. Mit digitalen Zahlmethoden können sie gebührenfrei einkaufen, ohne plötzlich feststellen zu müssen, dass sie zu wenig Bargeld dabeihaben. In der Regel geht kontaktloses Zahlen auch deutlich schneller, sodass sich die Wartezeiten an der Kasse deutlich verkürzen können.

Was ist eine digitale Kasse und was kostet eine digitale Kasse?

Die Anforderungen an die im Einzelhandel eingesetzten Registrierkassen wachsen. Zwar ist die Barzahlung nach wie vor die dominierende Zahlweise, doch die Richtung ist klar zu erkennen – die Bezahlvorgänge mit Girocard verzeichnen von Jahr zu Jahr einen deutlichen Zuwachs. Immer mehr Kunden entdecken die Vorzüge des digitalen Bezahlens für sich. Die flexiblen Zahlungsmöglichkeiten bedeuten für die Bezahlsysteme große Herausforderungen. Bargeld, Girocard oder Kreditkarte – alle Vorgänge müssen exakt verarbeitet werden.

Eine einfache Registrierkasse, die zwischen 150 und 500 Euro kostet, bietet nur eingeschränkte Funktionen und hat als Modell für die Zukunft klare Grenzen. Digitale Registrierkassen boomen. Der Anschaffungspreis von 500 bis 1.000 Euro spiegelt sich in einem gegenüber den einfachen Registrierkassen deutlich verbessertem Leistungsangebot. Großer Beliebtheit erfreuen sich auch die sogenannten Touchscreenkassen, die mit einem Preis zwischen 500 und 1.500 Euro zubuche schlagen. Dank ihrer einfachen Bedienung und einem breit aufgestellten Leistungsspektrum sind sie bereits an vielen Point of Sales zu finden. Eine weitere interessante Lösung sind Kassensysteme, für die ein Tablet oder Smartphone benötigt wird. Die Preise für die Software können stark variieren. Häufig wird eine monatliche Gebühr für die Nutzung erhoben, die zwischen 20 bis 50 Euro schwanken kann.
Unverzichtbar ist hier ein Bondrucker, der mit zusätzlichen Kosten in Höhe von 60 bis 300 Euro verbunden ist.

Ist eine elektronische Registrierkasse Pflicht?

Grundsätzlich gibt es keine Regelung, die aktuell den Einsatz einer elektronischen Registrierkasse vorschreibt. Es darf also nach wie vor – bis 2023 – mit einer offenen Ladenkasse agiert werden. Voraussetzung ist, dass die Bestimmungen der GoBD eingehalten werden. Gerade Bargeld bietet viel Potenzial für eine mögliche Steuerhinterziehung. Dem möchte das Finanzamt mit erweiterten Kontrollmöglichkeiten wie der Kassennachschau und der Belegausgabepflicht entgegenwirken.
Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst werden. Nachgewiesen werden muss dies mit fortlaufend nummerierten Kassenbons. Daher sollten auch Fehlbons unbedingt aufbewahrt werden. Darüber hinaus muss eine sachliche Zuordnung möglich sein. Einnahmen und Ausgaben müssen klar getrennt und alle Daten elektronisch auswertbar sein. Eine zeitliche Zuordnung von Kassenbons und gespeicherten Daten muss über einen Zeitraum von 10 Jahren gewährleistet sein.

Sind Registrierkassen mit dem Finanzamt verbunden?

Diese Frage kann mit einem klaren Nein beantwortet werden. Es gibt aktuell noch keine Verpflichtung, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen, dies ändert sich aber in 2023. Darüber hinaus verfügt keines der derzeitigen Modelle über eine Internetverbindung mit dem Finanzamt. Die Behörde hat lediglich das Recht auf eine unangekündigte Kassennachschau gemäß § 146b AO eingeführt. Prüfer können daher unangemeldet in jedem Einzelhandelsbetrieb auftauchen und die Kasse auf Unregelmäßigkeiten untersuchen. Um Ärger und Bußgelder zu vermeiden, müssen alle Umsätze einzeln, vollständig und in nicht veränderbarer Form gespeichert und für 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als Bestandteil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist seit 2020 Pflicht.

Warum sich die Anschaffung einer smarten Registrierkasse lohnt

Wer zukunftsorientiert denkt, kommt langfristig an der Anschaffung einer digitalen Registrierkasse nicht vorbei. Um alle zur Verfügung stehenden Bezahlmethoden zu nutzen und damit den Kunden ein Maximum an Service zu bieten, reicht eine einfache Registrierkasse meist nicht mehr aus. Je mehr Bezahlsysteme der Händler, Gastronom oder Dienstleister akzeptiert, desto höher auch die Chancen, dass ihm kein wertvoller Umsatz verloren geht. Die Investition in eine digitale Registrierkasse liegt im überschaubaren Bereich und bietet zugleich eine Welt voller Möglichkeiten, die nicht ungenutzt bleiben sollte!