Digitalisierung: Digitale Lohnbuchhaltung
Die digitale Lohnbuchhaltung ist für viele Unternehmen eine Möglichkeit, um Zeit und Geld zu sparen. Für jedes Unternehmen empfiehlt es sich, diese Option genauer anzusehen.
Jedes Unternehmen benötigt eine Struktur, damit erfolgreich gearbeitet werden kann. In den besonderen Firmenbereichen sollten wiederum andere Regeln gelten, denn wenn es bei sensiblen Bereichen zu Problemen kommt, dann kann das schwerwiegende Folgen haben, ein solcher Bereich ist die Lohnbuchhaltung.
In der Lohnbuchhaltung geht es nicht nur darum, dass die Abrechnungen sorgfältig erstellt werden, es geht auch um die Datensicherheit. Das Personal vertraut Ihnen, dass Sie mit diesen Daten sorgfältig umgehen und diese nicht in die Hände von Dritten fallen. Kriminelle nutzen die Unsicherheit von internen Infrastrukturen zum Beispiel dafür, um die Daten abzugreifen und an dem Wettbewerb weiterzugeben.
Der Hintergrund ist, dass es einen Fachkräftemangel in Deutschland gibt, welcher in derartige Form noch nicht herrschte. Ein Einblick in diese Daten zu haben ist somit sehr wertvoll und das Abwerben dieser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist damit umso einfacher.
Wie geschieht der korrekte Ablauf mit den Behörden?
Die digitalisierte Lohnbuchhaltung ist bei vielen Unternehmen in Deutschland noch nicht fortgeschritten beziehungsweise kaum existent. Es bedarf somit sehr viel Zeit und Aufwand, damit all den Verpflichtungen und steuerrechtlichen Angelegenheiten nachgegangen werden kann. Die Aufsichtsbehörden und das Finanzamt stellen entsprechend Anforderungen, die es in jedem Fall auch zu berücksichtigen gilt.
Allerdings ist es nicht sonderlich effizient, wenn Anmeldungen, Steuererklärungen oder Berichte manuell angelegt werden, insbesondere bei Betrieben ab drei Mitarbeitern ist das ein Aufwand, welcher kaum in Relation steht und viel Geld beansprucht. Eine speziell dafür entwickelte Lohnsoftware kann diese Schritte übernehmen.
Über den elektronischen Weg kann alles lückenlos protokolliert werden, die Archivierung geschieht völlig automatisch und jederzeit kann auf einen Vorgang zurückgegriffen werden. Ein Suchen in der Ablage oder dergleichen ist nicht notwendig und zudem kann auch nichts mehr verloren gehen.
Gibt es eine Herausforderung in der Digitalisierung?
Die Digitalisierung sollte in jedem Unternehmen voranschreiten somit ist es nicht unbedingt eine Frage, ob eine digitale Lohnabrechnung Einzug erhalten sollte, sondern wann. Eine Herausforderung in diesem Bezug gibt es aber nicht, fortan sollten die Lohnabrechnungen zum Beispiel über eine Software erfolgen. Die Papiere aus den Vormonaten können erstmal noch im Ordnerregal verbleiben und nach und nach digitalisiert werden.
Kann mit digitalen Vorgängen Geld gespart werden?
Wenn sich ein Unternehmen auf Sparkurs befindet, dann sollte nicht bei möglichen Personalkosten begonnen werden, sondern im Ablauf beziehungsweise in der Infrastruktur. Sollte ein Unternehmen sich noch mit Papierkram herumschlagen, dann ist es offensichtlich, dass die Kosten für Steuerberater, Buchhaltung und ähnliches explodieren.
Sollten die Prozesse digitalisiert werden, können auch Automatismen erfolgen. Die Löhne können dabei automatisch überwiesen werden, die jeweiligen Abrechnungen werden automatisch erstellt oder die Nebenkosten werden separat und automatisch berechnet, sodass der Buchhalter oder der Steuerberater nur noch einmal kontrollieren muss.
Die Software für die Digitalisierung von Unternehmen ist vorangeschritten und nicht mehr Fehleranfällig, sodass den Angaben in der Regel problemlos vertraut werden kann. Eine Kontrollinstanz sollte es im Unternehmen aber dennoch geben, dies nimmt dann auch nicht viel Zeit in Anspruch.
