Filehosting – Einsatz im Business Alltag
Das sogenannte Filehosting ist für viele mittlerweile Standard geworden. Aufgrund eines begrenzten Speichers werden Fotos, Dokumente und Musik nicht mehr in ihrer vollen Größe verschickt, sondern durch ein Online-Speichermedium in einem Link verschlüsselt weitergeleitet. Dieser kann vom Empfänger zum Download der Dateien genutzt werden.
Auch im Business Alltag erfreut sich das Filehosting immer größerer Beliebtheit. Welche Vor- und Nachteile diese Art des Datenversands hat, wird in diesem Artikel geklärt.
Was ist Filehosting? – Einsatzmöglichkeiten & Funktionen
Im Prinzip ist Filehosting bzw. Filesharing eine einfache Methode, um Dateien und Informationen zu verschicken. Gerade bei Datenpaketen, die mehrere Gigabyte groß sind, lohnt sich das Verschicken über Filehosting-Anbieter oftmals. So wird Speicherplatz gespart und das Senden geht deutlich schneller als auf manuellem Wege.
Um das E-Mail-Programm vor Abstürzen und Fehlermeldungen zu schützen, wurden Dienste entwickelt, die die E-Mail- und Cloud-Systeme fusionieren. Durch einen einfachen Upload in ein Cloud-ähnliches System werden Daten mit einem Link verschlüsselt, welcher schnell und einfach zum Empfänger gesendet wird. Dieser hat dann wiederrum die Möglichkeit die Dateien zu downloaden und zu speichern, bevor sie wieder gelöscht werden.
Im Business Alltag werden Filehosting-Anbieter teilweise hoch gelobt aber oftmals auch verteufelt. Grund dafür sind unter anderem uneinheitliche Systeme in Unternehmensstrukturen, die oftmals für den Verlust interner Daten verantwortlich sind.
Nachteile und Gefahren bei der Nutzung von Filehosting
Auch wenn Filehosting eine schnelle Möglichkeit darstellt, große Datenpakete zu versenden, ist die Kritik deutlich und oftmals auch berechtigt. Folgend werden Punkte genannt, über die man vor der Benutzung von Filesharing-Plattformen nachdenken sollte.
Cloud-Systeme bieten bereits Filesharing-Funktionen
Natürlich ist das Verschicken von großen Dateien über Cloud-artige Systeme sinnvoll. Trotzdem hört man immer wieder, dass externe Filesharing-Plattformen aufgrund bereits bestehender Cloud-Services überflüssig wären.
ICloud, Dropbox, Google Drive & Co. haben oftmals die gleichen Features und bieten nebenbei nicht nur den Datenversand, sondern auch das Speichern von Daten auf nahezu endlos großen Speicherplätzen an.
Dies kann nur dann zum Nachteil werden, wenn Account-Informationen beim Teilen von Inhalten privat bleiben sollen – beispielsweise, wenn die Daten in einem großen Unternehmen an mehrere Personen und Abteilungen verschickt werden. Auch das Löschen dieser Dateien bleibt nach dem Verschicken Aufgabe des Absenders.
Wer also anonym bleiben und sich nicht angreifbar machen möchte, sollte auf Filehosting-Anbieter zurückgreifen, die keine Anmeldefunktion bieten. Auch wenn Unternehmen stets die höchsten Sicherheitsvorkehrungen treffen sollten, ist eine solche Methode aufgrund der Einheitlichkeit und Transparenz nicht möglich. Diese sollten eher auf gut verschlüsselte, übersichtliche und trotzdem leistungsstarke EFSS-Systeme (Electronic File Sync and Sharing) zurückgreifen.
Filehosting-Anbieter mit Anmeldepflicht
Wie bereits erwähnt gibt es Filehosting-Anbieter, wie z. B. 4shared oder HotFile, bei denen man sich zum Upload einer Datei registrieren muss. In diesen Fällen wird beispielsweise mit der Verlängerung der Lebensdauer der Dateien, bevor diese gelöscht werden, geworben.
Zwar mag dies praktisch sein, wenn man seine Dateien nicht im Blick hat und diese bei Cloud-Diensten nicht eigenhändig löscht – allerdings ist dies auch der einzige Vorteil gegenüber anderen Cloud-Systemen mit Sharing-Funktion.
Um möglichen Gefahren zu entgehen und die eigentliche Funktion vom unkomplizierten Filesharing zu nutzen, sollten also Anbieter ohne Anmeldefunktion ausgewählt werden. Beispielhaft sind hier DepositFiles und FreakShare zu nennen.
Filehosting Anbieter in Unternehmen sinnvoll nutzen
Mittlerweile gibt es einige Filehosting Systeme, die sich speziell auf die Nutzung in Unternehmen fokussiert haben. Diese bieten ausgeklügelte Sicherheitssysteme, viele Funktionen zur Synchronisation und Bearbeitung von Daten, sowie ein einheitlich nutzbares Interface.
Zwar sind diese Anbieter oftmals mit Kosten und einer Anmeldung durch das jeweilige Unternehmen verbunden, oftmals werden jedoch Tarife für den Business Alltag angeboten. Eine professionelle Lösung bieten hier zum Beispiel die Anbieter Uploaded und Citrix ShareFile an.
Cloud, Filesharing oder Mail?
Zur Übertragung großer Daten eignen sich standardmäßige E-Mail-Programme nicht. Auch lohnt es sich als Privatperson nicht auf Filehosting-Programme zurückzugreifen, wenn interne Dateien innerhalb des Bekannten- oder Freundeskreises ausgetauscht werden.
Bei öffentlichen Foren und jeglichen Unternehmensstrukturen kann dies wiederrum anders aussehen. Interne Daten und Informationen werden nach dem Versand durch professionelle Filehosting-Anbieter nach einiger Zeit sicher gelöscht – zumindest nach außen. In diesem Fall kann die Nutzung von Filehosting durchaus sinnvoll und notwendig sein.
