Elektronische Dokumente aufbewahren und strukturieren mit einem Enterprise-Contentmanagement-System (ECM)
Ein Enterprise-Contentmanagement-System ermöglicht den universellen Einsatz in verschiedenen Branchen und Abteilungen. Mitarbeiter erstellen, verwalten, bearbeiten und sichern damit Dokumente. Sie greifen von jedem Ort darauf zu. Mit einem ECM-System reduzieren Unternehmen Kosten für die Archivierung und vereinfachen die internen Abläufe.
Was kann ein Enterprise-Contentmanagement-System?
Mit einem Enterprise-Contentmanagement-System digitalisieren, strukturieren und verwalten Nutzer Informationen. Sie erfassen elektronische Dokumente, um sie strukturiert aufzubewahren und dauerhaft auffindbar zu machen. Die digitalen Daten erfüllen die strengen Richtlinien an die Revisionssicherheit. Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
ECM-Systeme erleichtern den Austausch von Dateien. Sie ermöglichen das gleichzeitige Bearbeiten innerhalb von Projektgruppen und Teams. Nutzer greifen mobil von jedem Ort aus darauf zu. In der Grundstruktur ähnelt ein ECM dem klassischen Dokumenten-Management-System. Der Unterschied? Mit einem Enterprise-Contentmanagement-System archivieren Anwender nicht nur Daten, sondern Abläufe. Dadurch sind sie in der Lage, diese zu automatisieren.
Welche Vorteile bietet ein Enterprise-Contentmanagement-System?
Ein ECM-System ist die Grundlage für das papierlose Büro. Die Software digitalisiert papiergebundene Prozesse und erleichtert verschiedene Vorgänge innerhalb des Unternehmens. Dadurch bleiben Firmen wettbewerbsfähig.
Diese Vorteile bietet ein Enterprise-Contentmanagement-System:
- Daten sind schnell und unkompliziert abrufbar. Das spart Zeit bei der Bearbeitung verschiedener Vorgänge und Anfragen. Gleichzeitig erhöht sich die Mitarbeiterzufriedenheit.
- Ein ECM hilft bei der Verwaltung von Dokumenten. Über die Volltextsuche oder die Verschlagwortung sind diese unkompliziert auffindbar. Das erleichtert Routineaufgaben.
- Das System eignet sich zur unternehmensweiten Anwendung oder in einzelnen Abteilungen. Es integriert sich nahtlos in ERP-Systeme wie SAP, das Costumer-Relationship-Management (CRM) und Microsoft Office.
- Das ECM-System löst Daten- und Informationssilos auf. Dadurch verringern sich die administrativen Aufgaben der IT. Umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen verhindern den unbefugten Zugriff auf interne Daten.
- Durch das digitale Archivieren sinken die Kosten fürs Drucken sowie für die Lagerung der Dokumente in speziellen Archiven.
- Servicemitarbeiter reagieren schnell und gezielt auf Anfragen. Das erhöht die Zufriedenheit der Kunden.
- ECM-Systeme fügen sich nahtlos in branchenspezifische Unternehmensabläufe ein. Sie unterstützen das Workflow-Management, indem sie die Automatisierung der Geschäftsabläufe vorantreiben.
Für welche Branchen eignet sich ein ECM?
Das Enterprise-Contentmanagement-System eignet sich branchenunabhängig für Unternehmen, die an ihrer digitalen Transformation arbeiten. Es kommt für Einzelhändler ebenso in Betracht wie für KMUs und große Unternehmen. Insbesondere für Start-ups bietet es als Big-Data-Lösung die Chance, neue Geschäftsfelder zu erschließen.
Ein Vorteil: Das ECM ermöglicht die branchenspezifische Anpassung:
- Im Finanzdienstleistungssektor erleichtert es die Organisation und Archivierung von Kreditkartendaten oder Kreditanträgen.
- Im Gesundheitswesen vereinfacht das ECM das schnelle Auffinden von Patientendaten.
- In der Versicherungsbranche speichert es Antragsdokumente zur Schadensregulierung übersichtlich ab.
Zudem können alle Branchen ein Enterprise-Contentmanagement-System nutzen, um Rechnungen sicher und leicht wiederauffindbar abzulegen. Die Rechnungsdaten erfasst das System bislang direkt aus einer eingescannten Papierrechnung oder dem PDF-Dokument. Zukünftig liest es sie aus der E-Rechnung heraus.
Achtung: Ab 2025 sind deutsche Unternehmen laut dem Wachstumschancengesetz dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Datenformat XML zu empfangen und zu verarbeiten. Ein ECM-System, das sich auf die digitale Rechnungsdatenverarbeitung spezialisiert, erleichtert den Umstieg auf die X-Rechnung.
Fazit: ECM-Systeme für fortschrittliche Unternehmen
Ein Enterprise-Contentmanagement-System verbessert die Effizienz von Firmen, indem es Abläufe vereinfacht. Es eignet sich für verschiedene Branchen und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens.
