Mit wenig Zeitaufwand die besten Besprechungen organisieren
Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen sind aufwendig zu organisieren. Oft kommen hier viele verschiedene Teilnehmer aus unterschiedlichen Standorten zusammen. Um hier für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, sind eine gute Übersicht und eine optimale Planung nötig. Es müssen zahlreiche Details bedacht werden und dabei lohnt es sich, genau darauf zu achten, die verschiedenen Eventualitäten einzuplanen, um bestens vorbereitet zu sein und für den besten Erfolg der Veranstaltung, der Besprechung zu sorgen.
Was gilt es zu beachten?
Für die optimale Planung gilt es einige Dinge zu beachten, dabei gibt es in vielen Unternehmen Checklisten, die diese Arbeit deutlich vereinfachen. Jahrelange Erfahrung ist hier ein großes Hilfsmittel und die Erfahrung von vielen sorgt dafür, dass immer wieder Verbesserungen erreicht werden können.
Generell gilt es aber, zunächst einmal die Rahmenbedingungen festzulegen:
- Datum und Länge der Veranstaltung, Besprechung
- Ort der Besprechung
- Teilnehmer, die eingeladen werden
Für die genaue Planung ist es wichtig, diese Parameter festzulegen, um dann in die detaillierte Planung zu gehen. Für die Konferenz oder die Veranstaltung muss dann der passende Raum gebucht werden. Bei der Wahl kommt des passenden Raumes kommt es dann sowohl auf die Teilnehmerzahl als auch auf die Art der Besprechung an.
Um hier den passenden Raum zu finden, sollten allerdings auch noch einige andere Punkte beachtet werden:
- Welche Hilfsmittel werden für die Konferenz benötigt, zum Beispiel technische Ausrüstung wie Telefonanlagen für Videokonferenzen oder anderes, sind diese bei Raumbuchung mit buchbar.
- Müssen Übernachtungsplätze für Teilnehmer mitgebucht werden?
- Werden zusätzliche Parkplätze benötigt und müssen mitgebucht werden?
- Ist die Konferenz mehrtägig sollten, auch Angebote für die Abendgestaltung vorahnden sein?
- Die Verpflegung während der Konferenz muss organisiert werden.
All dies und noch viele andere Variablen müssen für die beste Besprechung oder Konferenz bedacht werden, dabei ist oft ein sehr großer zeitlicher und kostenintensiver Einsatz nötig. Eine Person ist oft Tagelang mit der Organisation beschäftigt, holt verschiedene Angebote ein und kümmert sich darum, dass alles gut durchgeplant und kostensparend organisiert wird.
Aber auch hier gibt es Abhilfe durch Softwarelösungen. Wie auch die verschiedenen Anbieter für Videokonferenzen beschäftigen sich auch die Anbieter von Raumbuchungssystemen damit, hier technische Abhilfe bei der Organisation zu schaffen.
Ein Raumbuchungssystem erleichtert mit einem optimalen Überblick, die Auswahl und auch die Buchung der Räume und zusätzlicher Dienstleistungen für eine Konferenz oder Besprechungen. Dabei bietet sich hier sogar die Möglichkeit, die Räume direkt zu überschauen und die optimale Raumbuchung einfach zu finden. Auch Stornierungen können so vermieden werden.
- Zusätzliche Dienstleistungen
Besonders einfach und schnell geht die Planung mit einem Raumbuchungssystem, da gleich bei dem Anlegen der Buchung Dienstleistungen dazu gebucht werden können. Ob Catering, eine bestimmte Tischordnung oder auch andere externe Serviceleistungen können sofort gebucht werden. Besonders schön, die Bestellungen gehen automatisch an die Dienstleister und auch Änderungen und Stornierungen können einfach über das System weitergeleitet werden. - Zusätzliche Hilfsmittel
Durch die individuelle Gestaltung der Bestellformulare lassen sich jedes Mal wieder alle zusätzlichen Leistungen, die rund um eine Veranstaltung oder Tagung getroffen werden müssen, auch individuell anpassen. Sie können jedes Mal wieder flexibel eintragen, welche Leistungen zusätzlich benötigt werden, ob Parkplätze, Autos oder auch Fahrräder. Je nach Standort werden hier alle Leistungen aufgelistet und Sie können detailliert buchen und auswählen, ganz an die eigenen Bedürfnisse angepasst.
