Die “Digitale Personalakte” – was sollte man wissen

Die Digitale Personalakte - was sollte man wissen
Aktenordner haben ausgedient: Zeit gewinnen, administrative Prozesse optimieren, Arbeitsabläufe beschleunigen. Die digitale Personalakte als Instrument für mehr Struktur und Zeitgewinn.

Die “Digitale Personalakte” – was sollte man wissen

Zeit gewinnen, administrative Prozesse optimieren, Arbeitsabläufe beschleunigen. Die digitale Personalakte als Instrument für mehr Struktur und Zeitgewinn.

Wer bis dato mit der klassischen Personalakte in Papierform arbeitet, dem wird die digitale Personalakte schnell vertraut werden. Denn prinzipiell unterscheidet sie sich kaum vom althergebrachten Modell. Doch für das Unternehmen selbst bietet sie einige Vorteile, die dabei helfen, effizientere Abläufe ins Personalmanagement zu bringen.

 

Warum eine digitale Personalakte – die Vorteile im Überblick

Hauptvorteil einer Personalakte, die in digitaler Form vorliegt und in ein entsprechendes Dokumentmanagementsystem eingespeist wurde, ist ihr dezentraler Zugriff. Denn durch Erteilung der entsprechenden Berechtigung, können Personen egal wo und wann darauf zugreifen und in sie einsehen. Für die Mitarbeiter selbst kann ebenfalls der Zugang gewährt werden. Damit lassen sich beispielsweise ein Nutzerprofil erstellen und eigene Arbeitsfähigkeiten optimieren.

Zudem bietet die digitale Akte vor allem eines: Zeit. Durch die Automatisierung wird die Erstellung und Verwaltung der Akten beschleunigt und vereinfacht. Das schafft freie Zeitressourcen für andere wichtige Arbeitsabläufe.
Des weiteren – vor allem für große Unternehmen mit entsprechend viel Personal nicht unerheblich: Digitale Akten benötigen keinen Lagerplatz. Zahlreiche bekannte Anbieter und auch neue Technologieunternehmen bieten umfangreiche und ausgereifte Komplettlösungen im Bereich der “Digitalen Personalakte” an.

 

Die digitale Personalakte – Welche Inhalte gehören hinein?

Wie bei der klassischen Akte in Papierform, beinhaltet die Personalakte in digitaler Form alle Dokumente, die dem jeweiligen Angestellten zugeordnet sind und relevant sind. Dabei wird in unstrukturierte und strukturierte Informationen unterschieden. Damit eine übersichtliche Gesamtakte entsteht, werden die gescannten Dokumente einheitlich zugeordnet und abgelegt. Das erspart langes Suchen und Blättern und sorgt für schnelle und einfache Ergänzungen.

Die typische Registratur einer digitalen Akte kann wie folgt aufgebaut sein:

  • Einstellung
  • Vertrag
  • Gehalt/Lohn
  • Beurteilung
  • Weiterbildung
  • Sonstiges

In jeder Rubrik finden sich dann die entsprechend zugeordneten Dokumente. Unter dem Punkt “Einstellung” finden sich beispielsweise die Bewerbung, die Bewerbungszeugnisse und der Personalbogen. Zusätzlich können hier auch weitere, bei der Vorstellung relevante, Bögen und Dokumente abgelegt werden.

Alles rund um den Vertrag, dazu auch Änderungen und Kündigung, sind im dafür vorgesehenen Registerpunkt.
Dies lässt sich mit Gehalt/Lohn, Beurteilungen, wie Arbeitszeugnisse – und Weiterbildung weiterführen.
Gesonderte Dokumente wie Schriftwechsel, Bescheinigungen oder persönliche Ereignisse, die in keine der angelegten Rubriken fallen, bekommen unter “Sonstiges” einen entsprechenden Platz.

 

Datenschutz und Persönlichkeitsrecht – Was ist in der digitalen Akte Tabu?

Die digitale Akte beinhaltet zahlreiche Dokumente, die den jeweiligen Arbeitnehmer betreffen. Jedoch dürfen bestimmte Dokumente nicht hinein. Hier greift das Persönlichkeitsrecht und der entsprechende Datenschutz.
Ausgenommene Dokumente sind dabei:

1) Angaben über den Gesundheitszustand, wie:

  • betriebsärztliche Gutachten
  • grafologische/psychologische Gutachten

2) Das Persönlichkeitsrecht betreffende Punkte, wie:

Diese waren bereits in manuellen, klassischen Personalakten nicht erlaubt.

 

Unternehmen mit Betriebsrat

Ist ein Betriebsrat vorhanden, so besitzt dieser entsprechendes Mitbestimmungsrecht. Dieses schließt allerdings nicht ein, dass der Betriebsrat einer Einführung der digitalen Personalakte widersprechen kann. Jedoch kann er in die jeweiligen Prozesse eingreifen. So besteht die Möglichkeit, dass darüber entschieden wird, inwieweit die digitale Akte zur Auswertung von Arbeitnehmern und ihrer Leistungen herangezogen werden kann und darf. Des Weiteren kann über die digitale Personalakte eine Abstimmung stattfinden, ob regelmäßige Fragebögen für das Personal darüber versendet werden.

 

Datenschutzkonforme Umsetzung der digitalen Personalakte

Wenn mit dem Gedanken der Einführung der digitalen Akte gespielt wird, ist der Datenschutz einer der obersten Faktoren, die es zu herzigen gilt. Um die Umsetzung einer digitalen Personalakte datenschutzkonform durchführen zu können, sind folgende Punkte zu beachten:

1) Personenbezogene Daten dürfen nur in dem Umfang gespeichert werden, wie es die Zulässigkeit, Zweckbindung (personalwirtschaftlich/organisatorisch/sozial) erfordert.
2) Ein Berechtigungskonzept legt fest, welche Stellen und Personen lese-/schreib berechtigt sind.
3) Bei Anlage der Akte werden möglichst wenige personenbezogenen Daten verarbeitet.
4) Betreffende Personen werden nach Transparenzgebot unterrichtet und haben das Recht auf Auskunft, Sperrung und Löschung.
5) Entscheidungen, die arbeits- oder dienstrechtlich sind, dürfen nicht allein durch die Daten gestützt sein.
6) Auswertungen erfolgen möglichst anonym oder unter Pseudonym.
7) Protokolldaten dürfen nur zur Datenschutzkontrolle/Sicherung der Daten gespeichert werden.
8) Die Verfahren sind in jeglicher Hinsicht (technisch und inhaltlich) zu dokumentieren.