Workflow-Optimierung – 3 Online-Tools, die die Unternehmensorganisation erleichtern
Das Internet bietet Selbstständigen heute zahlreiche Möglichkeiten, sich selbst zu organisieren. Immer mehr Unternehmen verlassen sich dabei auf Online-Tools, die ihren Arbeitsalltag effizienter und einfacher gestalten. Mithilfe dieser Tools lässt sich die Produktivität im Unternehmen deutlich steigern. Darüber hinaus ermöglichen sie ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.
Bei der großen Zahl der verfügbaren Tools und Apps fällt es vielen Selbstständigen allerdings schwer, die passende Software für das eigene Unternehmen zu finden. Deshalb stellen wir drei Online-Tools vor, die die Unternehmensorganisation erleichtern und mit denen sich der Arbeits-Workflow optimieren lässt.
1. Frama RSign – Digitale Unterschriften
Die digitale Unterschrift ist das heutige Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Mithilfe einer geeigneten Softwarelösung haben Nutzer die Möglichkeit, digitale Signaturen zu erstellen und sie Dokumenten beizufügen. Die Möglichkeit, digitale Unterschriften zu erstellen, hilft Unternehmen, ihre internen Arbeitsabläufe zu optimieren.
Frama RSign ist eine leistungsstarke Software-Lösung für E-Signaturen, die Firmen zahlreiche nützliche Funktionen bietet. Dank einfacher Bearbeitung lassen sich Dokumente verschiedenster Art für die digitale Unterschrift bearbeiten und verschicken. Während des Unterschriften-Vorgangs hat der Nutzer Zugang zu sämtlichen Statistiken und kann Einblick in die Dokumente nehmen. Dank der Tracking- und Reporting-Funktion kann er schnell auf Verzögerungen beim Unterzeichnungsvorgang reagieren. Er erhält eine Benachrichtigung, wenn jemand ein Dokument unterschrieben hat oder die angegebene Frist überschritten wurde.
Das digitale Unterschreiben gestaltet sich mit Frama RSign besonders einfach. Das Programm führt den Unterzeichner über eine Checkliste Schritt für Schritt durch das entsprechende Dokument. Unvollständige Dokumente und Fehler lassen sich somit vermeiden.
Das Unterschreiben von Unterlagen muss entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen erfolgen. Mithilfe der E-Signatur-Software von Frama lässt sich sicherstellen, dass die Gesetze und Regeln eingehalten werden (Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Überprüfung der E-Mail-Adresse der Unterzeichner, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über eine 256 bis AES-Verschlüsselung, Passwortschutz für signierte Unterlagen).
Die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit machen die Lösung RSign von Frama zu einer guten Wahl für Unternehmen, die ihren Workflow für digitale Unterschriften verbessern möchten. Mit RSign ist es möglich, innerhalb kurzer Zeit Dokumente hochzuladen, mit entsprechenden Feldern zu optimieren und anschließend für die digitale Unterschrift zu versenden. Durch die Kombination aus einfacher Bedienung, Datenschutz und dem nachvollziehbaren Unterschriftenprotokoll lassen sich Dokumentenprozesse wie Vereinbarungen oder Verträge einfacher und sicherer gestalten.
2. Trello – Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst
Moderne Organisationstools wie Trello spielen in Unternehmen eine immer größere Rolle. Das Online-Tool eignet sich gut dazu, Aufgaben einer bestimmten Person oder auch mehreren Personen zuzuteilen. Damit erleichtert das Tool sowohl die Selbstorganisation als auch die Teamarbeit in Unternehmen.
Ganze Projekte lassen sich mithilfe übersichtlicher Boards und Karten online planen. Jede Karte enthält eine bestimmte Aufgabe und kann nach Belieben mit Checklisten, Anhängen, Texten, Tags und Fristen versehen werden. Über eine Kommentarfunktion können die involvierten Personen direkt miteinander kommunizieren. Ein Klick auf die „Alarmglocke“ oben rechts zeigt alle Neuigkeiten für Aufgaben, in denen eine Person markiert wurde, an. Per Drag & Drop kann man die Karten schließlich einfach per Mausklick verschieben und archivieren.
Alles in allem ist Trello ein nützliches Tool zur Vereinfachung der firmeninternen Abläufe. Das Design ist zeitgemäß und ansprechend. Es ist einfach aufgebaut, intuitiv bedienbar und für alle geeignet, die dem Papier-Chaos im Unternehmen ein Ende bereiten wollen.
3. Google Drive – Filehosting-Dienst
Präsentations-, Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogramme sind aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Dieser Umstand ist auch dem Online-Riesen Google bekannt. Mit Google Drive stellt das Unternehmen deshalb einen eigenen Filehosting-Dienst zur Verfügung. Dieser ermöglicht sowohl das gemeinsame Bearbeiten von Files als auch das anschließende Abspeichern der Dokumente in einer Cloud. Mit Google Docs, Forms, Slides und Sheets erhalten die Nutzer ein praktisches und kostenloses Online-Pendant zu Microsoft Office.
Die Oberfläche ist benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar. Wer auch mit anderen Office-Programmen arbeitet, sollte mit Google-Drive keine Probleme haben. Die Google Sheets und die Google Docs kommen in vielen Unternehmen besonders häufig zum Einsatz. Die gemeinsame Bearbeitungsfunktion erlaubt es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zur gleichen Zeit Protokolle zu erstellen und die Informationen im Anschluss über einen Freigabe-Button zu teilen. Somit sind mit Google Drive alle beteiligten Personen immer auf dem neuesten Stand des Geschehens.
Fazit: Online-Tools vereinfachen interne Prozesse
Egal ob klassische Bestellübersicht, Karteikarten für Mitarbeiterdaten oder Verträge: Schriftliche Prozesse in Unternehmen sind aufwendig, fehleranfällig und zuletzt auch kostenintensiv. Mit digitalen Tools, die Abläufe und Geschäftsprozesse papierlos abbilden, bieten sich Unternehmen neue Möglichkeiten. Die Online-Tools unterstützen sie bei der Prozessoptimierung und stellen für die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meist eine große Erleichterung dar. Darüber hinaus lassen sich dank nützlicher Tools und Apps in vielen Bereichen Kosten einsparen.
Mit der Digitalisierung geschäftlicher Prozesse gehen für Unternehmen also einige Vorteile einher. Da die Datenschutzgrundverordnung in Zeiten von Hackerangriffen und Datenspionage in puncto Datenschutz allerdings heute hohe Anforderungen an die Unternehmen stellt, kommt der rechtssicheren Gestaltung eine sehr große Bedeutung zu. Mithilfe spezieller Systeme lassen sich digitale Geschäftsprozesse nicht nur vereinfachen und beschleunigen, sondern auch sicherer gestalten.
