Zeit- und Kostenersparnis: Die digitale Zeiterfassung
Das Thema der Erfassung und der Auswertung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist für jede Firma von großer Bedeutung. Die Arbeitszeiten bilden schließlich längst nicht nur für eine korrekte Entgeltabrechnung eine wichtige Basis, sondern müssen auch im Zuge des Arbeitsrechtes überwacht und rechtskonform gestaltet werden.
Eine digitale Zeiterfassung sorgt in diesem Zusammenhang dafür, dass im Zuge der Aufzeichnung und der anschließenden Auswertung der Zeiten der Mitarbeiter sowohl viel Zeit als auch hohe Kosten eingespart werden können.
So profitieren die Mitarbeiter durch die digitale Zeiterfassung
Setzt das Unternehmen auf eine digitale Erfassung der Arbeitszeit, genießen die Mitarbeiter stets einen transparenten Überblick über ihre geleisteten Stunden. Außerdem können sie jederzeit ihre Urlaubs- und Abwesenheitszeiten einsehen.
So ist sichergestellt, dass bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung keinerlei Fehler unterlaufen. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Zeiterfassung eine umfassende Optimierung sämtlicher Prozesse, die mit den Arbeitszeiten der Mitarbeiter zusammenhängen. Langfristig ergibt sich so ein beachtliches Kosteneinsparpotential.
Die Möglichkeiten der Erfassung der Arbeitszeiten
Auf der digitalen Ebene kann die Zeiterfassung auf verschiedenen Wegen geschehen. Alle Möglichkeiten lassen sich dabei in den Arbeitsalltag ohne großen Aufwand und in kürzester Zeit implementieren.
Der Dienstplan
Ein automatisches Füllen der Stundenkonten der Mitarbeiter ist etwa über die Erstellung eines Dienstplans in einem entsprechenden Online-Tool möglich. Durch das System wird automatisch eine Plan-Zeiterfassung erstellt, im Anschluss findet eine Verrechnung dieser mit dem tatsächlichen Stundenkonto statt.
Die Browser-Stempeluhr
Mithilfe der Implementierung einer Browser-Stempeluhr erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mit nur einem Klick sowohl zu Beginn ihres Arbeitstages ein- als auch am Ende wieder auszustempeln. Selbstverständlich ist dabei auch eine nachträgliche Anpassung dieser Zeiten möglich, falls der entsprechende Klick einmal vergessen werden sollte.
Besonders empfehlenswert zeigt sich diese Variante für Unternehmen, deren Mitarbeiter sowohl im Home-Office als auch vor Ort im Büro arbeiten.
Das stationäre Terminal
Bei dem stationären Terminal handelt es sich um eine App, welche auf ein mobiles Endgerät, beispielsweise ein zentrales Tablet, heruntergeladen wird. Vor Ort erfüllt dieses Gerät dann die Funktion eines zentralen Zeiterfassungsterminals, an dem sich die Mitarbeiter einstempeln und ihre Pausenzeiten hinterlegen können.
Dass die Mitarbeiter tatsächlich persönlich stempeln, lässt sich dabei durch eine PIN oder eine Unterschrift verifizieren.
Die Stempeluhr-App
Mithilfe einer entsprechenden App kann jedoch auch jedes beliebige mobile Endgerät in eine Stempeluhr verwandelt werden. So besteht nicht nur die Möglichkeit, einen Modus für die gesamte Belegschaft zu wählen, sondern auch für nur einen einzelnen Nutzer.
Über die App wird dann lediglich die Arbeitszeit eines Mitarbeiters erfasst. Besonders gut geeignet ist diese Lösung etwa für Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, oder für Freelancer.
Die Zeiterfassungs-API
Existiert in dem Unternehmen bereits ein System, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auszuzeichnen, ist dennoch die Nutzung von bestimmten Programmierschnittstellen möglich, um die Arbeitszeiten an die internen Systeme zu übertragen.
Diese vielen unterschiedlichen Arten, auf welche die digitale Zeiterfassung in einem Unternehmen realisiert werden kann, zeigen, dass für alle individuellen Bedürfnisse und Anforderungen eines modernen Arbeitsalltag maßgeschneiderte Lösungen gefunden werden können, von denen zahlreichreiche Vorteile ausgehen – sowohl für die Angestellten als auch das Unternehmen selbst.
