Was der Arbeitnehmer wissen muss, wenn das Wohnzimmer zum Arbeitsplatz wird.
Ganz plötzlich wurden viele Unternehmen und ihre Angestellten in diese neue Arbeitswelt katapultiert. Für einige Arbeitnehmer war das Home-Office eine völlig neue Erfahrung, die allerdings von der Ausnahmesituation zum Alltag werden könnte. Schon ist die zweite Pandemie-Welle Realität und ein weiterer Lockdown wird diskutiert. In den Niederlanden besteht bereits ein Recht auf Home-Office, während Deutschland darüber noch recht zaghaft diskutiert. Heimarbeit bringt viele Vorteile mit sich, wie z. B. dass die Fahrzeit für den Weg zum Arbeitsplatz eingespart wird.
Darüber hinaus sollte der Arbeitnehmer aber noch einige wichtige Punkte über die Einrichtung des Home-Offices, den Versicherungsschutz, die steuerlichen Regelungen, Überstunden und Cybersicherheit wissen.
Gestaltung des Arbeitsplatzes
Um den reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse zu gewährleisten, ist die Einrichtung eines möglichst separaten Arbeitsplatzes notwendig. Auch emotional und zeitlich sollte der Privat- und Arbeitsbereich getrennt werden. Ein solcher Wechsel kann der Psyche durch die Wahl der entsprechenden professionellen Kleidung vermittelt werden. Das signalisiert auch der Familie, wann die Arbeit beendet ist und Freizeit und Familienleben beginnen.
Versicherungsschutz des Arbeitnehmers im Home-Office
Vorsicht ist allerdings beim Versicherungsschutz der Unfallversicherung geboten. Im Gegensatz zum Arbeiten vor Ort sind z. B. Unfälle zuhause häufig nicht durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt. Sie zahlt nur bei eindeutig beruflichen Tätigkeiten, d. h. schon der Gang zur Toilette kann privat sein und damit entfällt u. U. der Versicherungsschutz. Deshalb empfiehlt es sich, eine private Unfallversicherung abzuschließen.
Steuerrechtliche Regelungen
Die neue Arbeitssituation wirkt sich auch auf die Steuererklärung aus. Ein Arbeitszimmer und die Nebenkosten dafür können von der Steuer bis zu einer Höhe von 1250 Euro jährlich abgesetzt werden, wenn es räumlich eindeutig vom Wohnbereich getrennt ist. Für Arbeitnehmer ist das nur möglich, wenn ihm im Unternehmen kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Selbständige können dies grundsätzlich tun. Auch während der Pandemie können Räume nur abgesetzt werden, wenn sie vom häuslichen Bereich getrennt sind, d. h. Arbeitsplätze im Wohnzimmer oder in der Küche werden steuerlich nicht berücksichtigt. Falls allerdings in der Pandemie-Zeit ein z. B. ein ehemaliges Gästezimmer als Arbeitszimmer genutzt wird, ist eine steuerliche Geltendmachung möglich. Um den steuerlichen Vorschriften gerecht zu werden, sollte man private Gegenstände bei einer langfristigen Nutzung aus dem Zimmer entfernen.
Auch die Kosten für Anschaffung der Einrichtung im Home Office, wie Regale, Bürostühle oder Schreibtischlampen, können steuerlich geltend gemacht werden. Es können sich auch zwei Personen ein Arbeitszimmer teilen und beide von den Steuervorteilen profitieren, so die Aussage von Kaiser+Kraft, Experte im Bereich Büroeinrichtung. Wenn das Arbeitszimmer langfristig genutzt wird, kann es notwendig werden, den Vermieter zu informieren.
Neben dem Arbeitszimmer selbst ist auch der berufliche Anteil der höheren Internet- und Telefonkosten absetzbar, sofern dieser nicht vom Arbeitgeber getragen wird.
Zu beachten ist aber, dass in diesem Jahr einige Posten nicht abgesetzt werden können. Das gilt insbesondere für die Entfernungspauschale. Denn es werden nur tatsächlich erfolgte Fahrten berücksichtigt. Ebenso sind auch nur wirklich bezahlte Kita-Beitrage als Sonderausgaben anrechenbar.
Arbeitszeiten und Überstunden
Obwohl Arbeitgeber häufig befürchten ihre Angestellten würden zuhause weniger arbeiten, wird dort vielfach mehr Überstunden gemacht, da man ständig verfügbar ist. Auch bei dieser Arbeitsform müssen Arbeitsschutzgesichtspunkte eingehalten werden, wie z. B. Pausen und Sonn- und Feiertagsruhe. Grundsätzlich sollten die im Home-Office geleisteten Arbeitsstunden und damit die Überstunden akribisch dokumentiert werden, obwohl eigentlich der Arbeitgeber die Arbeitszeit nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs erfassen müsste. Berücksichtigen sollten Arbeitnehmer auch, dass Überstunden nur dann bezahlt werden, wenn sie von Arbeitgeber angeordnet werden.
Erhöhte Vorsicht im IT-Bereich
Neben einer ausreichenden Anbindung an den Firmenserver ist auch eine angemessene Präsentations- und Kommunikationssoftware von Nöten. Remote-Verbindungen zu testen, ist schon vor einem weiteren Lockdown sinnvoll. Die Einrichtung dieser digitalen Ausrüstung obliegt der Firma, also sollte der Arbeitnehmer nicht auf eigene Gefahr im Übereifer in die IT-Versorgung eingreifen. Trotzdem sollte er auch sein privates WLAN verschlüsseln und Online-Konferenzen durch ein eigenes Passwort sichern. Besondere Vorsicht ist auch bei Phishing-Mails geboten, denn Kriminelle versuchen die Verunsicherung durch die neue Situation auszunutzen.
Wenn man all dies bedenkt, kann Heimarbeit eine Bereicherung darstellen.
