SaaS für kleine und mittlere Unternehmen – Vorteile und Grenzen
Software kann heute auf eigenen Computern installiert werden oder man greift darauf einfach über das Internet zu. Programme gehen im Webbrowser auf und bieten praktisch alle kommerziellen Standardanwendungen. Sie bezahlen nur das, was Sie wirklich brauchen. Aufmerksamkeit erfordern allerdings Themen wie Datensicherheit und Datenschutz.
Was heißt SaaS überhaupt?
Saas steht für Software-as-a-Service und bedeutet, dass Software über das Internet bereitgestellt wird. Programme laufen also nicht mehr auf der firmeneigenen Hardware, sondern in der Cloud. Das Gegenteil der Installation auf eigenen Geräten wird mit on-premise bezeichnet.
Wie funktioniert SaaS?
Software läuft auf Computern in Rechenzentren, was Sie als Nutzer allerdings nicht im Detail zu interessieren braucht. Sie brauchen nur einen Webbrowser und eine Möglichkeit zum Login, die Sie vom Anbieter des SaaS erhalten. Oft gibt es Möglichkeiten, die Software gratis für eine gewisse Zeit zu testen.
Die Wartung, die Administration und das Einspielen von Updates wird alles vom Anbieter übernommen.
Oft verwendete Anwendungsbereiche sind e-mail, Finanzmanagement, der ganze Bereich des ERP oder Enterprise Resource Management und die Software für online Shops.
CRM oder Customer Relations Management wird unter anderem von Salesforce angeboten. In diesem Paket sind Marketing, Vertrieb, Kundendienst und sowohl stationärer als auch online Handel in einer Lösung integriert. Ein ausführliche Salesforce Beratung zeigt schnell den gesamten Leistungsumfang auf.
Vorteile: Warum SaaS?
Nachdem das Arbeiten im Homeoffice immer stärker in den Vordergrund tritt, ist die Eignung von SaaS dafür eindeutig in die Liste der Vorteile aufzunehmen. Ebenso können off-site tätige Mitarbeiter über einen Webbrowser ganz leicht auf Softwarelösungen zugreifen.
Weitere Vorteile sind die Unabhängigkeit vom Gerät und vom Betriebssystem. Auch lassen sich neue Softwarepakete schneller einführen, wenn für ihre Verwendung nur ein Webbrowser notwendig ist.
Betriebswirtschaftliche Vorteile ergeben sich daraus, dass keine teuren Lizenzen erworben werden müssen, sondern nur die Benutzung pro Zeiteinheit abgegolten werden muss.
Weitere Vorteile sind die Skalierbarkeit und Flexibilität. Mehr Rechenleistung oder Zugriffe durch eine größere Zahl von Mitarbeitern sind einfach verfügbar. Schließlich ist es auch so, dass gerade für kleine und mittlere Unternehmen eine bestimmte Softwarelösung on-premise einfach zu teuer wäre, sodass nur eine SaaS-Lösung in Frage kommt.
Nachteile von SaaS?
Als wesentlichste Nachteile sind die entstehenden Abhängigkeiten zu nennen. Sie haben mit Saas weniger direkte Kontrolle über Ihre Softwarelösungen. Auch von grundlegenden Dienstleistungen wie den Rechenzentren und einer stabilen und schnellen Internetverbindung hängt ab, ob Sie SaaS nutzen können. Weitere Nachteile ergeben sich daraus, dass die Software eines Anbieters von SaaS natürlich proprietär und nicht quelloffen ist. Der Anbieter entscheidet allein, ob die Programme überhaupt weiterentwickelt und weiterhin angeboten werden.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen spezielle Anforderungen, werden diese mit SaaS schwieriger erfüllbar sein als mit der Anpassung von on-premise Lösungen.
Vielleicht die gravierendsten Nachteile ergeben sich aus dem Umstand, dass Ihre Daten nicht mehr unter Ihrer direkten Kontrolle gespeichert sind. Nicht nur muss der Anbieter zuverlässig sein, dasselbe gilt für andere Dienstleister wie etwa die Rechenzentren. Sie müssen der dort gegebenen Datensicherheit vertrauen können. Auch rechtliche Fragen über Datenschutz sind zu behandeln und sauber zu lösen.
Kosten von Saas – spart man Geld oder zahlt man drauf?
Die Antwort auf diese Frage hängt von den Umständen in Ihrem Unternehmen ab. Klar ist, dass Sie sich mit Homeoffice und SaaS für Ihre Mitarbeiter Büroraum sparen können und SaaS-Lizenzen geringere Auslagen am Anfang der Nutzung der Software mit sich bringen. Wenn Sie die Liste der Vorteile und Nachteile unter dem Gesichtspunkt der Kosten durchgehen, hängen die Auswirkungen jeweils entscheidend von Ihrer Situation ab.
Worauf Sie achten sollten sind die genauen Bedingungen der Lizenzen für SaaS. Es dürfen keine Fallen für versteckte Kosten darin enthalten sein.
Datenschutz, Datensicherheit und Compliance bei SaaS
Das Thema Datensicherheit drängt sich auf, weil Sie ja die direkte Kontrolle über Ihre Daten aus der Hand geben. Enorme Kosten können entstehen, wenn dieser Punkt nicht sorgfältig behandelt wird.
Datenschutz ist hauptsächlich ein rechtliches Thema. Werden die Daten im Ausland gespeichert und haben vielleicht die Behörden des entsprechenden Landes Zugriff? Auch Verletzungen der Rechte Ihrer Kunden auf Datenschutz kann Kosten in der Form von Strafzahlungen verursachen.
Für Experimente und zusätzliche Flexibilität werden Sie SaaS kaum ganz vernachlässigen können. Die Themen Datenschutz und Datensicherheit sind wesentlich, werden von den Anbietern allerdings auch ständig verbessert. Immer aufwendigere Datenverarbeitung lässt sich gerade für ein kleineres Unternehmen kaum ganz on-premise realisieren und erfordert daher die Verwendung von SaaS.
