Business Tools für Unternehmen – die richtigen Software Tools für Firmen
Die Digitalisierung der Arbeits- und Wirtschaftswelt schreitet immer weiter voran. Viele Arbeitsprozesse werden automatisiert und mit Hilfe entsprechender Software erledigt. Somit bietet die Digitalisierung enorme Chancen und Potenziale für Unternehmen, bergen gleichzeitig aber auch einige Gefahren. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Bereiche vor, in denen Sie entsprechende Tools einsetzen können.
Buchhaltung und Steuer
Eine korrekte Buchhaltung ist für alle Firmen unerlässlich. Dabei geht es nicht nur darum, dass Sie selbst den Überblick über Ihre Finanzen behalten, sondern auch um die Erfüllung Ihrer Rechenschaftspflichten gegenüber den Finanzbehörden. Doch gibt es in diesem Bereich zahlreiche Business Tools, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Buchhaltung aktuell und korrekt zu führen.
Bevor Sie sich aber für eines der vielen Tools entscheiden, sollten Sie sich Gedanken machen, was Sie von der Software erwarten. Für Einzelunternehmer oder kleinere Firmen sind cloudbasierte Lösungen, wie sie von Lexoffice oder Sevdesk angeboten werden, ausreichend. Für umfangreichere Buchhaltungen können spezialisierte IT-Unternehmen eine Software auf die Bedürfnisse größerer Firmen einrichten.
Achten Sie bei allen Tools aber unbedingt auf die Einhaltung der GoDB, damit Ihre digitale Buchhaltung vom Finanzamt auch anerkannt wird.
Business Tool Dokumentenmanagement
Arbeiten viele Menschen an einem Projekt ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und eines der wichtigsten Business Tools. In einem DMS legen Sie all Ihre Dokumente nach einem von ihnen definierten Ordnungssystem ab. Wird das Dokument durch einen Mitarbeiter bearbeitet, speichert das DMS alle relevanten Daten zu diesem Vorgang. So können Sie immer nachvollziehen, wer wann und was an welchem Dokument verändert hat.
Dies schafft eine hohe Transparenz in ihrem Unternehmen und ermöglicht Ihnen, Dokumentationspflichten auch digital nachzukommen.
Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie ein DMS einrichten können. Entweder Sie entscheiden sich für eine Cloudlösung wie zum Beispiel Amagno und überlassen die Wartung des Systems komplett dem Anbieter. Achten Sie hierbei aber unbedingt auf die Einhaltung der Bestimmungen zum Datenschutz, da der Cloudanbieter Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
Oder Sie legen ein DMS auf einem eigenen Server an. Damit haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Daten und sind selbst für die Wartung und Bereitstellung des Systems verantwortlich.
Kommunikation
Kommunikation ist einer der wichtigsten Aspekte in jedem Unternehmen. Durch spezielle Tools wie Skype oder Zoom ist es heute möglich, Video-Konferenzen mit Teilnehmern, welche überall auf der Welt verteilt sind, abzuhalten. Dies spart Zeit und Kosten für die sonst nötige Dienstreise. Auch durch Projektmanagementsysteme wie Trello oder Messaging-Dienste wie Slack wird es für viele Firmen immer leichter, Mitarbeiter weltweit miteinander zu vernetzen.
Doch so hilfreich diese Business Tools auch sein können, sollte ihr Einsatz gut überlegt sein. Zunächst sollten Sie sich überlegen, was Sie wirklich benötigen. Denn auch hier lauern einige Tücken in Sachen Datenschutz. Vergewissern Sie sich in jedem Fall vor der Nutzung eines Dienstes, ob die angebotene Software DSGVO-konform nutzbar ist. Insbesondere bei Anbietern außerhalb der EU könnte die Nutzung problematisch sein. Nehmen Sie dazu am Besten Kontakt zum Anbieter auf und klären Sie kritische Punkte direkt ab.
Datenschutz und Business Tools
Spätestens seit Einführung der DSGVO im Jahr 2018 kommt kein Unternehmen mehr am Thema Datenschutz vorbei. Ob es sich um den Betrieb einer eigenen Webseite oder einfach die Verwaltung der Kundendaten handelt, die Vorgaben der DSGVO stellen viele Firmen vor große Herausforderungen.
Doch auch um diesen Herausforderungen Herr zu werden, gibt es Business Tools, die Ihnen dabei helfen können, ihr Unternehmen für die Anforderungen der DSGVO fit zu machen.
Komplettpakete wie Prive ermöglichen es Ihnen fast alle Aspekte der DSGVO mit Hilfe eines einzigen Tools zu bewerkstelligen.
Und wie finde ich nun die richtigen Tools für mein Unternehmen?
Es ist nicht immer leicht, aus der Vielzahl von Angeboten die passende Software für das eigene Unternehmen zu finden. Um sich einen Überblick zu verschaffen, sind IT-Fachzeitschriften und deren Internetpräsenzen eine gute Möglichkeit. Dort können Sie sich einen ersten Eindruck über die Funktionen einer Software verschaffen. Außerdem erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile eines Programms und erhalten meist eine Bewertung durch die Redaktion.
Darüber hinaus bieten Ihnen Test- oder Vergleichsportale, wie das Software Portal Digiware eine gute Übersicht über die verfügbaren Business Tools. Die Bewertungen der Tools werden hier meist von Nutzern vorgenommen und sind somit möglicherweise authentischer.
Eine weitere Alternative bei der Suche können spezialisierte Onlineblogs sein, die verschiedene Programme einer Kategorie meist in einer Art Bestenliste vorstellen.
Es gibt ein großes Angebot von Business Tools auf dem Markt, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und automatisieren können. Gerade in verwaltungsaufwändigen Bereichen wie der Buchhaltung, der Dokumentation oder dem Datenschutz ist es sehr hilfreich, durch ein passendes Tool unterstützt zu werden.
